Tema 3 — Documento, registro y archivo

Bloque II Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado · Ingreso libre

1. Concepto de documento, registro y archivo.
2. Funciones del registro y del archivo.
3. Clases de archivo y criterios de ordenación.

Epígrafe 1 — Concepto de documento, registro y archivo

1. El documento administrativo

Concepto de documento (art. 49.1 LPHE). La LPAC no define «documento»; la definición de referencia está en el art. 49.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (LPHE): «toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos». Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones. Es una noción deliberadamente amplia (no solo texto escrito ni solo papel: ya en 1985 contempla el soporte informático); sobre ella se asienta luego la especie del documento administrativo, que regula la LPAC.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC), regula en sus arts. 26, 27 y 28 el documento administrativo desde tres perspectivas: cómo se emite (art. 26), qué validez tienen las copias que la Administración expide o que el interesado aporta (art. 27) y qué documentos deben aportar los interesados al procedimiento (art. 28).

Emisión de documentos (art. 26 LPAC). El art. 26 fija dos reglas de fondo. Primera, forma escrita y soporte electrónico por defecto: los documentos públicos administrativos son los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas, que los emiten por escrito a través de medios electrónicos, salvo que la naturaleza del acto exija otra forma. Segunda, cinco requisitos acumulativos del documento electrónico válido (art. 26.2, apartados a-e): a) información de cualquier naturaleza archivada en soporte electrónico según un formato susceptible de identificación y tratamiento diferenciado; b) datos de identificación que permitan su individualización; c) referencia temporal del momento de emisión; d) metadatos mínimos exigidos; e) firmas electrónicas que correspondan. El art. 26.3 establece dos excepciones a la firma electrónica: documentos meramente informativos y documentos que no formen parte de un expediente; en ambos casos, sí es obligatoria la identificación del origen.

Validez y eficacia de las copias (art. 27 LPAC). El art. 27 se vertebra en tres ideas. Primera, régimen general de las copias auténticas (27.1-27.2): cada Administración determina los órganos competentes, y la AGE, las CC.AA. y las Entidades Locales pueden expedirlas mediante funcionario habilitado (inscrito en un registro interoperable que como mínimo incluye a los funcionarios de las OAMR, oficinas de asistencia en materia de registros) o mediante actuación administrativa automatizada (AAA). Las copias auténticas — tanto de documentos públicos administrativos como de documentos privados — tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales (27.2 párr. 2.º). La diferencia está en el ámbito de eficacia: las copias auténticas de documentos privados surten esa eficacia únicamente en el ámbito administrativo (27.1 párr. 2.º), mientras que las copias auténticas de documentos públicos administrativos realizadas por una Administración tienen validez en las restantes Administraciones.

Segunda, cuatro reglas técnicas según el tipo de copia (27.3) que conecta con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD 4/2010, de 8 de enero, BOE-A-2010-1331) y el Esquema Nacional de Seguridad (RD 311/2022, de 3 de mayo, BOE-A-2022-7191).

Tercera, solicitud por los interesados (27.4): se dirige al órgano emisor del original, plazo de quince días desde la recepción en el registro electrónico, y obligación de expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que el interesado presente para incorporarlo al expediente. Los apartados 27.5 (indicación expresa de copia electrónica) y 27.6 (carve-out para copias notariales, registrales, judiciales y diarios oficiales) cierran el régimen.

Documentos aportados por los interesados (art. 28 LPAC). El art. 28 articula el principio de no aportación de documentos ya en poder de la Administración, complemento del derecho del art. 13.d LPAC. La estructura, en siete apartados, es la siguiente: el 28.1 marca el deber genérico de aportar lo exigido y la facultad del interesado de aportar lo que estime conveniente. El 28.2 reconoce el derecho del interesado a no aportar documentos que ya estén en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración: la Administración los consulta o recaba directamente, salvo que el interesado se oponga; ahora bien, no cabe oposición cuando el documento se exija en el ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección. Para los informes preceptivos ya elaborados por otro órgano rige un plazo de 10 días, transcurrido el cual el interesado puede aportarlos o esperar a su remisión. El 28.3 distingue dos prohibiciones: no exigir originales (salvo norma excepcional) y no requerir documentos ya aportados (con la carga de identificar dónde y cuándo), debiendo la Administración recabarlos electrónicamente salvo que conste oposición expresa o la ley especial exija consentimiento expreso. Si la Administración no puede recabarlos, podrá solicitar nuevamente la aportación. El 28.4 regula el caso excepcional del original en papel: el interesado obtiene primero una copia auténtica del art. 27 y la presenta electrónicamente. El 28.5 habilita el cotejo motivado cuando existan dudas sobre la calidad de la copia. Y el 28.6-28.7 cierran con la eficacia exclusivamente administrativa de las copias aportadas y la responsabilidad del interesado por su veracidad.

2. El registro electrónico — concepto

El art. 16 LPAC, bajo la rúbrica «Registros», fija el modelo común de registro electrónico previsto por la LPAC. Su apartado 1 establece dos elementos esenciales: la obligatoriedad del Registro Electrónico General por Administración y la facultad de los Organismos públicos de disponer de su propio registro, plenamente interoperable e interconectado.

Concepto y estructura (art. 16.1 LPAC). Cuatro ideas vertebran el concepto. Primera, un Registro Electrónico General obligatorio por Administración: el art. 16.1 emplea «dispondrá», fórmula imperativa, y en él se hace el asiento de todo documento presentado o recibido en cualquier órgano, Organismo o Entidad vinculada o dependiente (pudiendo anotarse también la salida de documentos oficiales). Segunda, registros propios facultativos de los Organismos públicos: la norma usa «podrán disponer». Tercera, función de portal: el Registro Electrónico General actúa como punto de acceso interoperable a los registros de los Organismos. Cuarta, publicidad y garantías: las disposiciones de creación se publican en el diario oficial, el texto íntegro está en la sede electrónica, y debe constar el órgano gestor, la fecha y hora oficial, los días inhábiles y la relación actualizada de trámites.

Las clases de registro. Junto al modelo legal del art. 16, la práctica distingue tres clases de registro según su función: el registro general (asientos de entrada y de salida; es el Registro Electrónico General del art. 16.1); el registro auxiliar (registro de apoyo que sirve a unidades concretas y cuyos asientos se integran en el general, sin romper su unidad); y el registro de archivo (control de los documentos y expedientes ya archivados tras concluir su trámite; enlaza con el archivo del art. 17, no con el flujo diario de entrada/salida).

3. El archivo electrónico — concepto

El art. 17 LPAC, bajo la rúbrica «Archivo de documentos», define en su apartado 1 el archivo electrónico único como instrumento básico de conservación documental tras la finalización de los procedimientos.

El archivo electrónico único (art. 17.1 LPAC). Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos de la normativa reguladora aplicable. Dos condiciones imperativas. Primera, único por Administración: no caben varios archivos electrónicos paralelos para los procedimientos finalizados. Segunda, procedimientos finalizados: el archivo electrónico custodia lo concluido, no lo activo.

Epígrafe 2 — Funciones del registro y del archivo

1. Funciones del registro

El art. 16 LPAC, en sus apartados 2 a 8, despliega las funciones operativas del registro electrónico: anotación ordenada (16.2), datos del asiento (16.3), lugares de presentación (16.4), digitalización de presentaciones presenciales (16.5), pagos por transferencia (16.6), publicación de oficinas con asistencia (16.7) y régimen especial de presentación (16.8). El art. 31 cierra el régimen con el cómputo de plazos en los registros.

Asientos registrales (art. 16.2-16.3 LPAC). El 16.2 fija la regla de oro del asiento: orden temporal de recepción o salida y fecha del día, cursando los documentos sin dilación a sus destinatarios. El 16.3 determina los siete datos mínimos del asiento y los dos recibos que se emiten automáticamente.

Lugares de presentación de documentos (art. 16.4-16.8 LPAC). El art. 16.4 enumera los cinco lugares de presentación; el 16.5 obliga a digitalizar lo presentado presencialmente; el 16.6 admite el pago por transferencia; el 16.7 impone publicar la relación de oficinas de asistencia; y el 16.8 excluye los documentos con régimen especial de presentación.

SIR y ORVE. La exigencia del art. 16.4 de que los registros sean «plenamente interoperables» (con transmisión telemática de los asientos registrales) se materializa en dos piezas de la Administración electrónica. El SIR (Sistema de Interconexión de Registros) es la red que conecta las oficinas de registro de las tres Administraciones (estatal, autonómica y local) y permite el intercambio electrónico de asientos y de los documentos digitalizados; usa la norma técnica SICRES 3.0 (Resolución de 22 de julio de 2021, BOE-A-2021-13749, que sustituyó a la de 2011). La ORVE (Oficina de Registro Virtual de Entidades) es la aplicación de ventanilla que digitaliza y firma el papel que presenta el ciudadano y lo envía al instante a su destino a través del SIR. En resumen: ORVE es el front-end de la ventanilla; SIR, la red por la que viajan los asientos.

Cómputo de plazos en los registros (art. 31 LPAC). El art. 31 articula tres reglas de fondo. Primera, publicación de horarios (31.1) y derecho del interesado a ser asistido en el uso de medios electrónicos. Segunda, funcionamiento permanente del registro electrónico (31.2): 24 horas / 365 días, con la fecha y hora oficial de la sede electrónica como referencia única. Tercera, calendario único de la sede electrónica (31.3) que desplaza expresamente al art. 30.6 (el calendario común del 30.6 se aplica al cómputo de plazos del procedimiento, pero no al cómputo de plazos en los registros electrónicos).

2. Funciones del archivo

El art. 17 LPAC, en sus apartados 2 y 3, despliega los requisitos de conservación y las medidas de seguridad del archivo electrónico, conectados con el Esquema Nacional de Seguridad y la normativa de protección de datos.

Requisitos de conservación (art. 17.2 LPAC). Tres exigencias. Primera, formato apto para garantizar autenticidad, integridad, conservación y consulta con independencia del tiempo transcurrido. Segunda, portabilidad: posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes para asegurar el acceso desde diferentes aplicaciones. Tercera, eliminación autorizada conforme a la normativa aplicable.

Medidas de seguridad (art. 17.3 LPAC). El art. 17.3 conecta el archivo electrónico con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y exige seis garantías sobre los documentos almacenados: integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación. La cláusula «en particular» concreta dos medidas específicas (identificación de usuarios y control de accesos) y una garantía adicional transversal (legislación de protección de datos): estructura 2 + 1. La regulación vigente del ENS es el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo (BOE-A-2022-7191), que deroga el anterior RD 3/2010; se aplica a todo el sector público y fija medidas en seis dimensiones: disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad, trazabilidad y, transversalmente, las garantías de protección de datos.

El desarrollo reglamentario de los arts. 16, 17, 26, 27 y 28 LPAC en sus aspectos electrónicos (sede, registro, copia auténtica, expediente, archivo) se contiene en el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo (BOE-A-2021-5032), por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (RAFSPE).

Epígrafe 3 — Clases de archivo y criterios de ordenación

1. El Sistema Español de Archivos

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre (BOE-A-2011-18541), establece el Sistema Español de Archivos (SEA) en cumplimiento del art. 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (LPHE), y regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y su régimen de acceso. Texto consolidado a 27-mar-2024.

Objeto y composición (arts. 1 y 3 RD 1708/2011). El Reglamento tiene por objeto (art. 1): establecer el SEA previsto en el art. 66 LPHE; regular el Sistema de Archivos de la AGE (conjunto de archivos de titularidad de la AGE y entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes); y establecer el procedimiento común de acceso a los documentos de ese Sistema. El SEA (art. 3) comprende el conjunto de órganos, centros, sistemas y medios que, mediante cooperación y coordinación, desarrollan los servicios archivísticos para facilitar el acceso ciudadano. Forman parte del SEA: a) el Sistema de Archivos de la AGE y sus organismos públicos; b) los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales y locales, en función de relaciones de cooperación basadas en la voluntariedad; c) los archivos de entidades públicas y privadas incorporados mediante acuerdos y convenios.

Tres rasgos definen al SEA. Primero, integración escalonada: la AGE y sus organismos forman parte obligatoriamente del Sistema; los sistemas autonómicos, provinciales y locales se incorporan en virtud del principio de voluntariedad; y las entidades públicas y privadas se integran mediante acuerdos y convenios. Segundo, finalidad de servicio: cooperación y coordinación para desarrollar los servicios archivísticos y facilitar el acceso ciudadano. Tercero, coordinación por el Ministerio de Cultura, que entre otras funciones elabora el Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental (art. 3.4.a).

El Consejo de Cooperación Archivística (art. 5 RD 1708/2011). Órgano de cooperación entre administraciones en materia de archivos, adscrito a la Subsecretaría del Ministerio de Cultura, que lo preside. Entre sus funciones: promover la integración de sistemas archivísticos en el SEA, elaborar criterios uniformes para los servicios archivísticos, proponer políticas y directrices, informar los planes de cooperación archivística, fomentar la formación profesional e impulsar la cooperación internacional. Lo componen, junto al Presidente, seis representantes de la AGE con rango de director general, un representante por Comunidad Autónoma, tres de las administraciones locales y uno del Consejo de Universidades; la Secretaría corresponde a un funcionario del Ministerio de Cultura (voz pero sin voto).

2. Definiciones del Reglamento (art. 2)

El art. 2 establece las definiciones legales operativas que vertebran el resto del Reglamento.

3. Funciones generales del Sistema (art. 14)

El art. 14 establece siete funciones transversales que todos los archivos del Sistema deben desarrollar en todas las fases del ciclo vital, con independencia del tipo concreto de archivo (oficina, central, intermedio o histórico): a) garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos; b) facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos; c) dar el tratamiento técnico archivístico adecuado, conforme a las normas y a las instrucciones de la Comisión de Archivos de la AGE; d) atender a los calendarios de conservación (plazos de acceso, transferencia y, en su caso, eliminación); e) colaborar en programas de digitalización, reproducción, descripción y planes archivísticos; f) emplear las nuevas tecnologías; g) garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de los documentos y expedientes electrónicos, según los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad.

4. Las cuatro clases de archivo (art. 8)

Los Archivos del Sistema de Archivos de la AGE, atendiendo al ciclo vital de los documentos (art. 8), se clasifican en: a) archivos de oficina o de gestión; b) archivos generales o centrales de los Ministerios y organismos públicos; c) archivo intermedio; d) archivos históricos.

5. Funciones específicas de cada clase (arts. 9-12)

Archivos de oficina o de gestión (art. 9). Custodian los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta; concluida la tramitación, se transfieren al Archivo Central del Departamento conforme a los plazos de valoración. Funciones: 1.º apoyar la gestión administrativa; 2.º acreditar las actuaciones de la unidad productora; 3.º organizar los documentos producidos; 4.º transferir al Archivo Central en la forma y tiempo del calendario de conservación; 5.º eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia.

Archivos generales o centrales (art. 10). Custodian los documentos una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos de la normativa o de los calendarios de conservación. Funciones del Archivo Central: 1.º coordinar y controlar los archivos de gestión y asesorarlos técnicamente; 2.º identificar series y elaborar el cuadro de clasificación; 3.º describir las fracciones de serie; 4.º realizar procesos de valoración documental y elevar propuestas de eliminación o conservación permanente; 5.º tramitar los expedientes de eliminación; 6.º realizar las transferencias preceptivas y periódicas al archivo intermedio con su relación de entrega; 7.º proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie transferidas; 8.º participar en los equipos de diseño de los sistemas de gestión de procedimientos en soporte electrónico. Los órganos competentes de cada Ministerio proponen los calendarios de conservación y acceso, comunicándolos a la CSCDA.

Archivo intermedio (art. 11). Custodia los documentos de los Departamentos ministeriales y sus organismos una vez finalizada su fase activa, según los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración (AGA) es el archivo intermedio de la AGE, adscrito al Ministerio de Cultura. Funciones: 1.º conservar los documentos transferidos desde los Archivos Centrales; 2.º aplicar las resoluciones de la CSCDA sobre eliminación, garantizando la destrucción; 3.º aplicar las resoluciones de la CSCDA sobre conservación permanente y acceso; 4.º identificar y valorar agrupaciones documentales acumuladas sin tratamiento previo, elevando propuestas a la comisión calificadora departamental o grupo de trabajo; 5.º establecer estrategias de conservación a medio plazo (emulación, migración, conversión de formatos); 6.º completar las descripciones del Archivo Central (niveles superiores o macrodescripción); 7.º realizar las transferencias preceptivas y periódicas al Archivo histórico.

Archivos históricos (art. 12). Custodian, conservan y tratan los fondos del patrimonio histórico documental español reflejo de la trayectoria de la administración estatal o de alto valor histórico; son los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura. El Archivo Histórico Nacional (AHN) ejerce las funciones de archivo histórico de la AGE. Funciones: a) conservar los documentos con valor histórico transferidos desde el AGA; b) aplicar programas de reproducción en soportes alternativos; c) establecer estrategias de conservación a largo plazo (emulación, migración, conversión de formatos); d) completar las descripciones del AGA (unidades documentales); e) impulsar programas de difusión y gestión cultural. En la periferia, los Archivos Históricos Provinciales (AHP) desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedio e histórico (art. 12.2 párr. 2.º).

El patrimonio documental (art. 49 LPHE). Lo que los archivos históricos custodian es el patrimonio documental, cuyos umbrales de antigüedad fija el art. 49 LPHE según quién genera el documento, sobre la base de la noción amplia de «documento» del art. 49.1: documentos de entidades públicas o de gestores de servicios públicos, de cualquier época (49.2); de entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y de fundaciones/asociaciones culturales y educativas privadas, con más de 40 años (49.3); y de cualesquiera otros particulares o personas físicas, con más de 100 años (49.4). El art. 49.5 permite además al Estado declarar patrimonio documental otros que lo merezcan sin alcanzar esas antigüedades.

Los principales archivos históricos del Estado. Los grandes archivos históricos de titularidad y gestión estatal están adscritos al Ministerio de Cultura (Subdirección General de los Archivos Estatales). Junto al AHN (archivo histórico de la AGE), el cuadro clásico incluye cinco instituciones señeras:

6. Coordinación archivística y eliminación (arts. 13 y 15)

La coordinación archivística en la AGE descansa en dos órganos clave: la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (órgano interministerial) y la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA), regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre.

Coordinación archivística (art. 13). Cada Departamento ministerial organiza sus servicios para coordinar todos sus archivos y los de sus organismos; a tal efecto puede constituirse un Grupo de Trabajo adscrito a la Subsecretaría, cuya finalidad incluye impulsar las instrucciones de la Comisión de Archivos de la AGE, promover criterios de accesibilidad, impulsar la inclusión en el Censo-Guía, promover programas de gestión y realizar estudios de valoración documental elevando peticiones de dictamen a la CSCDA. La Comisión de Archivos de la AGE, órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia, elabora instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para homogeneizar las tareas archivísticas; la preside la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia (Vicepresidencia: Subsecretaría de Cultura). La CSCDA se adscribe a esta Comisión como su órgano consultivo superior (art. 13.6).

Identificación, valoración y eliminación (art. 15). Los grupos de trabajo de coordinación archivística de cada Departamento presentan sus propuestas de eliminación o conservación permanente para el dictamen preceptivo de la CSCDA. La eliminación de documentos (incluidos electrónicos) solo puede hacerse cumpliendo los requisitos y el procedimiento de la normativa vigente. Los calendarios de conservación determinan, para cada serie, las fases de actividad, semiactividad e inactividad y los periodos de permanencia en cada tipo de archivo; en ningún caso se transfieren al Archivo Intermedio agrupaciones cuya eliminación haya dictaminado previamente la CSCDA. En lo no previsto se aplica el RD 1164/2002, de 8 de noviembre.

7. Acceso a los documentos (arts. 23-32)

Derecho de acceso (arts. 23 y 24.3). Toda persona tiene derecho a acceder a los documentos conservados en los archivos del ámbito de la norma, salvo las exclusiones y limitaciones constitucionales y legales (art. 23.1). El Capítulo regula el procedimiento común de acceso a los documentos de los archivos de la AGE y entidades vinculadas que no tengan la consideración de archivos de oficina o gestión (art. 23.2). No es necesario motivar la solicitud de acceso, aunque el solicitante puede exponer los motivos (art. 24.3).

Acceso restringido (art. 26). Los documentos son de libre acceso salvo limitaciones constitucionales o legales; en particular, son de acceso restringido los clasificados según la normativa sobre secretos oficiales, los que afecten a la seguridad y defensa del Estado o a la averiguación de delitos o tutela judicial, los declarados reservados por norma con rango de Ley y los que contengan datos personales del art. 28. El responsable del archivo tiene a disposición del público la relación de documentos de acceso restringido (salvo los no publicables); el acceso a los excluidos queda condicionado a autorización previa, y cabe restricción cautelar motivada. Toda alteración del régimen de acceso se pone en conocimiento de la CSCDA.

Acceso a documentos con datos personales (art. 28).

Plazo, silencio, copias e impugnaciones (arts. 30-32). La resolución debe adoptarse y notificarse en el plazo máximo de un mes desde su recepción por el órgano competente, ampliable por otro mes cuando el volumen, emplazamiento o dificultad de reproducción lo justifiquen (arts. 30.1-30.2). El cómputo se interrumpe por requerimiento de subsanación o por exigencia de autorización específica (art. 30.3). Transcurrido el plazo sin resolución expresa, la solicitud se entiende estimada (silencio positivo, art. 30.4). La estimación conlleva derecho a obtener copia, salvo documentos no de libre consulta, imposibilidad técnica o vulneración de propiedad intelectual (art. 31), pudiendo someterse al previo pago de tasas. Contra las resoluciones expresas o presuntas caben los recursos administrativos y contencioso-administrativos procedentes (art. 32).

8. Criterios de ordenación documental

La ordenación documental es el proceso por el que se establece la secuencia de los documentos dentro de cada serie, una vez clasificados. El RD 1708/2011 no enumera los criterios de ordenación de forma taxativa: la elección depende de la naturaleza de la serie y de las necesidades de consulta. La práctica archivística ha consolidado los siguientes seis criterios.

El RD 1708/2011 no enumera taxativamente estos criterios; la práctica archivística los maneja como herramientas alternativas según la naturaleza de la serie documental y las necesidades de consulta. Vinculaciones operativas típicas: criterio cronológico para series de correspondencia y expedientes administrativos cerrados; criterio alfabético onomástico para registros de personal y expedientes individuales de ciudadanos; criterios geográfico y por materias para fondos históricos y organismos con competencias territoriales o sectoriales diferenciadas.