Tema 5 — Hojas de cálculo: Excel 365

Bloque VI Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado · Ingreso libre

1. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas.
2. Configuración. Personalización del entorno de trabajo.
3. Introducción y edición de datos.
4. Fórmulas y funciones.
5. Gráficos. Gestión de datos.

Epígrafe 1 — Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas

1. Qué es Excel: historia y propósito

Microsoft Excel es el programa de hoja de cálculo integrado en la suite ofimática Microsoft 365. Su función principal es organizar y procesar datos numéricos y textuales en un sistema de celdas dispuestas en filas y columnas, sobre las que se pueden realizar operaciones matemáticas, estadísticas, financieras y de análisis.

La primera versión de Excel se lanzó en 1985 para el sistema Macintosh; la versión para Windows llegó en 1987 (Excel 2.0) y desde entonces ha mantenido su posición como hoja de cálculo de referencia en el mercado profesional. La denominación Excel 365 designa la versión integrada en el modelo de suscripción Microsoft 365 (antes Office 365), que recibe actualizaciones continuas.

Más allá del cálculo aritmético, Excel 365 ofrece fórmulas y funciones específicas para múltiples disciplinas, gráficos interactivos, tablas dinámicas para resumir grandes conjuntos de datos, validación de entradas y automatización mediante Office Scripts y macros VBA. Sus archivos llevan extensión .xlsx (formato XML predeterminado desde 2007).

2. El libro Excel: concepto, dimensiones y pantalla de bienvenida

En Excel 365 la unidad de trabajo es el libro: un archivo .xlsx que puede contener una o más hojas de cálculo. Cada hoja se organiza en:

• Columnas identificadas con letras (A, B, C… Z, AA, AB… hasta XFD, lo que da un total de 16.384 columnas).
• Filas numeradas del 1 al 1.048.576.
• Celdas, intersección de una columna y una fila, identificadas por su referencia (A1, B5, XFD1048576).

La celda activa es la que está seleccionada en cada momento; su referencia aparece en el cuadro de nombres (esquina superior izquierda, a la izquierda de la barra de fórmulas).

Al abrir Excel 365 aparece la pantalla de bienvenida, con cuatro opciones:

1. Seleccionar un archivo reciente.
2. Crear un libro en blanco.
3. Elegir una plantilla.
4. Abrir un archivo existente.

Esta pantalla desaparece al crear o abrir un documento y da paso al entorno clásico de edición.

2.1. Historial de versiones

El historial de versiones permite restaurar estados anteriores de un libro. Se accede desde Archivo → Información → Historial de versiones, o haciendo clic sobre el nombre del documento en la barra de título → Historial de versiones.

Al activarlo, el libro se abre en modo Solo lectura y se muestra un panel lateral con todas las versiones guardadas. Al seleccionar una versión, esta se abre en una nueva ventana. Para volver a trabajar sobre esa versión, se pulsa Restaurar. La opción Mostrar ediciones, cuando está activada, resalta los cambios respecto a la versión anterior.

3. Los siete elementos de la ventana de Excel 365

El entorno clásico de Excel 365 presenta siete elementos principales:

4. La cinta de opciones y sus modos

La cinta de opciones tiene tres modos de visualización, accesibles desde el icono Opciones de presentación de la cinta (esquina superior derecha de la barra de título):

Para contraer o expandir la cinta manualmente: doble clic en cualquier pestaña o Ctrl+F1.

Las pestañas contextuales (como Diseño de gráfico o Diseño de tabla) solo aparecen cuando está seleccionado el elemento correspondiente.

5. Vistas del libro

Excel 365 ofrece tres vistas principales (Vista → grupo Vistas de libro):

Además, pueden guardarse vistas personalizadas (filtros aplicados, zoom, áreas visibles) desde Vista → Vistas personalizadas → Agregar. Resulta útil cuando el mismo libro lo utilizan distintos usuarios o para distintas tareas.

6. Gestión de hojas de cálculo

Las hojas de un libro se identifican por sus etiquetas en la parte inferior de la ventana. Por defecto, un libro nuevo contiene una hoja (el número inicial es configurable desde Archivo → Opciones → General).

6.1. Insertar una hoja

6.2. Eliminar, renombrar y cambiar el color de la etiqueta

• Eliminar: clic derecho → Eliminar. Si la hoja tiene datos, Excel pide confirmación. Esta acción no se puede deshacer.
• Renombrar: doble clic sobre la etiqueta y teclear el nuevo nombre, o clic derecho → Cambiar nombre.
• Color de etiqueta: clic derecho → Color de pestaña → seleccionar color. Cuando la hoja está activa solo se muestra como una línea de color bajo el nombre; el color completo se aprecia al activar otra hoja.

6.3. Mover y copiar hojas

Clic derecho sobre la etiqueta → Mover o copiar…: permite elegir la posición dentro del libro o moverla a otro libro abierto. La casilla Crear una copia crea una copia (la copia recibe el nombre original con un número entre paréntesis, p. ej. Hoja1 (2)).

También se puede arrastrar la etiqueta a la posición deseada (mover) o arrastrar manteniendo Ctrl (copiar).

6.4. Ocultar y mostrar hojas

• Ocultar: clic derecho → Ocultar (o Inicio → Formato → Ocultar y mostrar → Ocultar hoja). La hoja permanece en el libro y sus cálculos siguen vigentes; simplemente no es visible.
• Mostrar: clic derecho sobre cualquier etiqueta visible → Mostrar… → seleccionar la hoja oculta en el listado. La opción solo está disponible si existe al menos una hoja oculta.

7. Gestión de filas, columnas y celdas

7.1. Insertar y eliminar

• Insertar: seleccionar una fila o columna (clic en su número o letra) → clic derecho → Insertar. La nueva fila se inserta encima de la seleccionada; la nueva columna, a la izquierda. Al insertar celdas sueltas (sin filas/columnas completas), Excel pregunta si desplazar el resto hacia abajo o hacia la derecha.
• Eliminar: seleccionar → clic derecho → Eliminar. El contenido y el formato desaparecen y las celdas adyacentes se desplazan para ocupar el hueco.

Desde Inicio → grupo Celdas → botones Insertar y Eliminar se accede a las mismas opciones.

7.2. Ajustar el tamaño de filas y columnas

• Manual: arrastrar el borde del encabezado de fila (borde inferior) o de columna (borde derecho).
• Autoajuste: doble clic en el borde del encabezado → ajusta al contenido más largo de esa fila o columna.
• Desde Inicio → Formato: Alto de fila / Ancho de columna (valor numérico exacto) o Autoajustar alto de fila / Autoajustar ancho de columna.

7.3. Ocultar y mostrar filas y columnas

• Ocultar: seleccionar la fila o columna → clic derecho → Ocultar (o Inicio → Formato → Ocultar y mostrar). Los datos siguen existiendo; las fórmulas que los referencian siguen calculándose. Excel indica el elemento oculto saltándose la numeración (si falta la columna C entre B y D, está oculta).
• Mostrar: seleccionar el rango que incluye las filas/columnas ocultas (p. ej., seleccionar fila 4 y fila 6 para mostrar la 5) → clic derecho → Mostrar.

7.4. Combinar celdas

Combinar celdas fusiona un rango en una sola celda. Se usa con frecuencia para centrar un título sobre una tabla. Inicio → grupo Alineación → Combinar y centrar (botón desplegable):

8. Selección y cursores

Excel cambia el aspecto del cursor según la zona y la acción disponible:

Atajos de selección clave:

• Rango contiguo: clic en la primera celda + Mayús + clic en la última, o arrastrar.
• Selección no contigua: clic + Ctrl + clic en cada celda o rango adicional.
• Columna completa: clic en la letra del encabezado o Ctrl + barra espaciadora.
• Fila completa: clic en el número del encabezado o Mayús + barra espaciadora.
• Hoja completa: clic en el botón triangular (intersección de encabezados de fila y columna) o Ctrl+E.
• Ir al último dato en una dirección: Ctrl + flecha.
• Extender selección hasta el último dato: Ctrl + Mayús + flecha.

9. Autorrelleno y series

El autorrelleno permite extender un patrón a celdas adyacentes arrastrando el controlador de relleno (el cuadrado negro de la esquina inferior derecha de la selección). Excel reconoce:

• Series numéricas: si se seleccionan dos celdas con diferencia constante (p. ej., 1 y 3), arrastrando continúa la serie (5, 7, 9…).
• Series de texto con número final: «Semana 1» → «Semana 2», «Semana 3»…
• Series de fechas: «enero» → «febrero», «marzo»… · «lunes» → «martes»… · fechas completas con incremento configurable.
• Copiar fórmulas: arrastrando una celda con fórmula, Excel adapta las referencias relativas automáticamente.

Tras soltar el controlador aparece el botón Opciones de autorrelleno, que permite elegir entre Copiar celdas, Rellenar serie, Rellenar formato solamente o Rellenar sin formato.

Series personalizadas: Archivo → Opciones → Avanzadas → Editar listas personalizadas. Permite definir órdenes propios (p. ej., «Verde, Azul, Roja») que Excel reconocerá como series.

10. Inmovilizar paneles

Cuando se trabaja con listas largas, los encabezados de fila o columna desaparecen al desplazarse. Inmovilizar paneles (Vista → grupo Ventana → Inmovilizar paneles) mantiene visibles determinadas filas o columnas independientemente del desplazamiento:

Para desactivar: Vista → Inmovilizar paneles → Movilizar paneles. Las líneas de inmovilización aparecen como líneas más gruesas en la hoja.

Epígrafe 2 — Configuración. Personalización del entorno de trabajo

1. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido (BAR)

Clic derecho sobre la BAR → Personalizar barra de herramientas de acceso rápido (o Archivo → Opciones → Barra de herramientas de acceso rápido).

Permite añadir o quitar botones de cualquier comando de Excel. La BAR puede colocarse encima o debajo de la cinta de opciones; el conmutador es la última opción del menú de personalización.

2. Personalizar la cinta de opciones

Archivo → Opciones → Personalizar cinta de opciones (o clic derecho sobre la cinta → Personalizar cinta de opciones). Funciones disponibles:

3. Archivo → Opciones: las categorías de configuración

Archivo → Opciones agrupa toda la configuración de Excel en secciones:

4. Atajos de teclado de Excel 365

Excel 365 admite cientos de atajos. Los más habituales se agrupan en tres bloques: teclas de función, Ctrl + letra/número y Alt + letra (pestañas).

4.1. Teclas de función

4.2. Atajos con Ctrl

4.3. Atajos con Alt para pestañas

4.4. Referencias de rango

Epígrafe 3 — Introducción y edición de datos

1. Tipos de datos en Excel

Excel admite dos categorías de contenido en una celda: constantes y fórmulas. Las constantes no dependen de otras celdas y se subdividen en tres tipos:

1.1. Confirmar y abandonar la edición

Borrar contenido: la tecla Supr borra solo el contenido (los formatos, comentarios e hipervínculos permanecen). Para borrar todo (contenido + formato + comentarios) usar Inicio → grupo Edición → Borrar todo.

2. Copiar, cortar y pegado especial

Las acciones básicas del portapapeles:

• Copiar (Ctrl+C): duplica el contenido sin eliminarlo del origen. La celda origen queda rodeada de una animación de «hormigas marchantes».
• Cortar (Ctrl+X): mueve el contenido al destino, eliminándolo del origen.
• Pegar (Ctrl+V): pega el contenido copiado o cortado.

El Pegado especial amplía las opciones: Inicio → grupo Portapapeles → flecha desplegable de Pegar → Pegado especial (o clic derecho sobre la celda destino → Pegado especial; también Ctrl+Alt+V).

2.1. Qué pega cada opción

2.2. Operaciones matemáticas, Saltar blancos y Transponer

El apartado Operación del pegado especial permite combinar matemáticamente el contenido pegado con el del destino: Ninguno (reemplaza), Sumar, Restar, Multiplicar o Dividir.

La opción Saltar blancos evita que las celdas vacías del origen sobrescriban las celdas del destino que ya tienen datos.

Transponer intercambia filas por columnas: lo que estaba en fila queda en columna y viceversa. Puede combinarse con cualquiera de las operaciones anteriores.

3. Formato de celdas: las seis pestañas

El cuadro de diálogo Formato de celdas (Ctrl+1, o clic derecho → Formato de celdas, o flecha de grupo en Inicio) tiene seis pestañas:

3.1. Pestaña Número

Establece cómo se muestra el valor de la celda (sin modificar el valor real). Categorías principales:

• General: sin formato específico.
• Número: decimales y separador de miles.
• Moneda y Contabilidad: valores monetarios con símbolo.
• Fecha y Hora: múltiples formatos.
• Porcentaje, Fracción, Científica.
• Texto: la celda muestra exactamente lo escrito, incluidos ceros iniciales.
• Especial: códigos postales, teléfonos, NIF.
• Personalizada: formatos definidos por el usuario con códigos (p. ej., ##0,00 o dd/mm/aaaa).

3.2. Pestaña Alineación

Controla cómo se muestra el contenido dentro de la celda:

• Alineación horizontal: General, Izquierda, Centro, Derecha, Justificado.
• Alineación vertical: Superior, Centro, Inferior.
• Sangría en puntos.
• Control de texto: Ajustar texto (el contenido se adapta al alto de la celda) · Reducir hasta ajustar (reduce el tamaño de la fuente para que quepa) · Combinar celdas.
• Orientación: permite rotar el texto (útil para encabezados largos).

3.3. Pestaña Fuente

Modifica tipo de letra, tamaño, estilo (negrita, cursiva, subrayado) y color. Efectos adicionales: Tachado, Superíndice, Subíndice. La casilla Fuente normal restablece la fuente predeterminada del libro.

3.4. Pestaña Borde

Define líneas alrededor o dentro de las celdas. Tipos de línea: continua, punteada, doble, gruesa… con color personalizable. Preestablecidos: Ninguno, Contorno, Interior. Se aplican bordes individuales pulsando sobre el diagrama de previsualización.

3.5. Pestaña Relleno

Aplica un color de fondo (sólido, degradado o trama) a las celdas. Color de fondo: paleta estándar y personalizada. Efectos de relleno: degradados. Estilo de trama: patrones predefinidos con color de primer plano. Sin color = fondo transparente (valor predeterminado).

3.6. Pestaña Proteger

Controla la protección de la celda cuando la hoja está protegida:

• Bloqueada: impide la edición (todas las celdas tienen esta opción marcada por defecto).
• Ocultar fórmula: oculta la fórmula en la barra de fórmulas.

4. Estilos de celda

Un estilo de celda es una combinación predefinida de formato (fuente, tamaño, color de texto, color de fondo, bordes, alineación y formato de número) que se aplica de una sola vez. Se accede desde Inicio → grupo Estilos → Estilos de celda.

La galería organiza los estilos en grupos: Estilos normales · Títulos y encabezados · Temáticos (con variantes de énfasis al 20 %, 40 % y 60 %) · Bueno / Malo / Neutral · Formatos de número.

• Crear estilo personalizado: Estilos de celda → Nuevo estilo de celda… → asignar nombre y elegir los atributos (número, alineación, fuente, borde, relleno, protección).
• Modificar estilo existente: clic derecho sobre el estilo → Modificar.

5. Formato condicional

El formato condicional aplica automáticamente un formato (color de relleno, fuente, bordes…) a las celdas que cumplen una condición definida. Inicio → grupo Estilos → Formato condicional.

5.1. Tipos de regla predefinidos

Regla personalizada: Formato condicional → Nueva regla → elegir el tipo → definir condición y formato. Para reglas basadas en fórmulas: «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato» e introducir la fórmula (debe devolver VERDADERO o FALSO).

Gestionar reglas: Formato condicional → Administrar reglas → permite crear, editar, eliminar y reordenar reglas. El orden importa: Excel aplica las reglas de arriba a abajo y, si una regla activa «Detener si es verdad», las siguientes no se evalúan.

Borrar reglas: Formato condicional → Borrar reglas → de las celdas seleccionadas o de toda la hoja.

6. Analizar datos

La herramienta Analizar datos (antes denominada «Ideas»; Microsoft la renombró como Analizar datos), disponible en Inicio → grupo Analizar, realiza un análisis automático de los datos presentes en la hoja activa y propone distintas visualizaciones en un panel lateral: tablas dinámicas, gráficos, gráficos dinámicos y tendencias.

Para usarla basta con seleccionar una celda o rango del conjunto de datos y pulsar el botón Analizar datos. Excel interpreta los datos y ofrece sugerencias insertables con un clic.

7. Validación de datos

La validación de datos restringe el tipo o los valores que se pueden introducir en una celda. Datos → grupo Herramientas de datos → Validación de datos.

7.1. Criterios de validación (pestaña Configuración)

7.2. Mensaje de entrada y mensaje de error

• Pestaña Mensaje de entrada: muestra un mensaje emergente cuando se selecciona la celda (instrucción al usuario).
• Pestaña Mensaje de error: configura qué ocurre cuando se introduce un valor no válido. Tres estilos de alerta:

Eliminar validación: seleccionar las celdas → Datos → Validación de datos → botón Borrar todo.

Epígrafe 4 — Fórmulas y funciones

1. Fórmulas: operadores y orden de precedencia

Una fórmula es una expresión que empieza siempre por el signo = y puede combinar constantes, referencias a celdas, funciones y operadores. El resultado se muestra en la celda; la fórmula es visible en la barra de fórmulas al seleccionar la celda.

Excel admite cuatro tipos de operadores:

Orden de precedencia (de mayor a menor):

Paréntesis → Negación (−) → % → ^ → * y / → + y − → & → operadores de comparación.

Las operaciones con igual precedencia se evalúan de izquierda a derecha. Para alterar el orden se usan paréntesis.

2. Referencias: relativas, absolutas y mixtas

Una referencia identifica una celda o rango dentro de una fórmula. Cuando se copia o mueve una fórmula, las referencias se ajustan según su tipo:

Para insertar o cambiar el tipo de referencia: escribir la referencia y pulsar F4 de forma repetida. F4 cicla en el orden:

A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1.

2.1. Referencias a otras hojas, libros y referencias 3D

• A otra hoja: nombre de la hoja seguido de ! y la referencia. Ejemplo: =Hoja2!B5. Si el nombre tiene espacios, se encierra entre apóstrofes: ='Ventas 2024'!B5.
• A otro libro (referencia externa): nombre del archivo entre corchetes, seguido del nombre de la hoja y la celda: =[Libro1.xlsx]Hoja1!A1. Si el libro externo está cerrado, Excel incluye la ruta completa.
• Referencia 3D: opera sobre el mismo rango de celda en un conjunto de hojas contiguas. Sintaxis con dos puntos entre la primera y la última hoja: =SUMA(Hoja1:Hoja3!B5). Útil para consolidar datos mensuales o departamentales en hojas separadas de un mismo libro.

3. Errores más frecuentes en fórmulas

Cuando Excel no puede resolver una fórmula muestra un código de error en la celda:

3.1. Auditoría de fórmulas

La pestaña Fórmulas → Auditoría de fórmulas agrupa las herramientas de depuración:

• Rastrear precedentes: dibuja flechas azules desde las celdas que alimentan la fórmula seleccionada. Cada clic añade un nivel de precedencia.
• Rastrear dependientes: la inversa. Dibuja flechas desde la celda seleccionada hacia las celdas que la usan. Útil antes de cambiar datos compartidos por varias fórmulas.
• Evaluar fórmula: abre un cuadro que ejecuta la fórmula fragmento a fragmento: cada clic en Evaluar sustituye la parte subrayada por su valor calculado, localizando exactamente en qué paso se produce el error. Es la herramienta más potente para depurar fórmulas anidadas.
• Quitar flechas: elimina todas las flechas de rastreo del área de trabajo.

4. Rangos con nombre y administrador de nombres

Excel permite asignar un nombre descriptivo a una celda o rango. Una vez definido, el nombre puede usarse en cualquier fórmula del libro en lugar de la referencia de coordenadas. Si se asigna el nombre Ventas al rango C2:C100, la fórmula =SUMA(Ventas) equivale a =SUMA(C2:C100) y resulta mucho más legible.

4.1. Formas de crear un nombre

• Cuadro de nombres (esquina superior izquierda): seleccionar el rango, hacer clic en el cuadro de nombres, escribir el nombre y pulsar Intro.
• Cinta: Fórmulas → Nombres definidos → Asignar nombre, que abre un cuadro de diálogo donde se indica el ámbito del nombre (todo el libro o una hoja concreta).
• Crear desde selección: Fórmulas → Nombres definidos → Crear desde selección, que genera nombres automáticamente a partir de los rótulos de fila o columna del rango.

4.2. Administrador de nombres

El Administrador de nombres (Fórmulas → Nombres definidos → Administrador de nombres, atajo Ctrl+F3) centraliza todos los nombres definidos del libro. Permite crear nuevos nombres, editar el rango al que apuntan, cambiar su ámbito o eliminarlos. Especialmente útil para detectar nombres rotos (que apuntan a celdas ya eliminadas).

5. El asistente de funciones

El asistente de funciones guía en la construcción de una función mostrando su sintaxis y los campos de argumento. Se abre de tres maneras:

• Clic en el botón fx de la barra de fórmulas.
• Fórmulas → grupo Biblioteca de funciones → Insertar función.
• Atajo Mayús+F3.

El cuadro de diálogo permite buscar funciones por palabra clave, filtrar por categoría y ver la descripción de cada función y sus argumentos. Al seleccionar una función y pulsar Aceptar se abre el cuadro Argumentos de función, donde se introducen los argumentos con previsualización del resultado.

6. Funciones matemáticas

6.1. Funciones trigonométricas

7. Funciones estadísticas

8. Funciones de texto

9. Funciones lógicas

SI anidados: el argumento valor_si_falso puede ser otro SI: =SI(A1>90;"Sobresaliente";SI(A1>70;"Notable";"Aprobado")). En Excel 365 es preferible SI.CONJUNTO para evitar la anidación.

Y / O dentro de SI: =SI(Y(A1>0;B1>0);"Ambos positivos";"Alguno no es positivo").

10. Funciones de búsqueda y referencia

10.1. BUSCARV

BUSCARV (búsqueda Vertical) busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve el valor de la columna indicada de la misma fila.

Sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])

10.2. BUSCARH

BUSCARH (búsqueda Horizontal) busca el valor en la primera fila del rango y devuelve el valor de la fila indicada.

Sintaxis: =BUSCARH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])

Los argumentos son análogos a BUSCARV: indicador_filas indica el número de fila del rango de la que se extrae el resultado.

10.3. BUSCARX

BUSCARX es la función de búsqueda moderna de Excel 365 que supera las limitaciones de BUSCARV y BUSCARH:

• Permite búsqueda en cualquier dirección, incluida hacia la izquierda.
• Lleva incorporado el argumento «si no se encuentra», lo que evita #N/A sin necesidad de SI.ERROR.
• Ofrece modos de coincidencia flexibles (exacta, aproximada, comodín, búsqueda desde el final).

Sintaxis: =BUSCARX(valor_buscado; matriz_buscada; matriz_devuelta; [si_no_se_encuentra]; [modo_coincidencia]; [modo_búsqueda])

matriz_buscada y matriz_devuelta son rangos independientes: no es necesario que compartan la misma tabla.

10.4. COINCIDIR, ÍNDICE y funciones complementarias

11. Funciones de fecha y hora

Las fechas en Excel se almacenan como números de serie (1 = 1 de enero de 1900), lo que permite calcular diferencias aritméticas entre fechas directamente.

12. Funciones de información

13. Funciones financieras

14. Funciones de base de datos

Las funciones BD operan sobre una tabla con encabezados. Sintaxis genérica: (rango_tabla; campo; criterios). Criterios en la misma fila = AND; en filas distintas = OR.

15. Funciones de matriz dinámica

Excel 365 introduce funciones dinámicas que devuelven matrices de resultados volcadas en celdas adyacentes (sin necesidad de Ctrl+Mayús+Intro).

16. Tablas de Excel (objeto estructurado)

Una tabla de Excel convierte un rango en un objeto con características avanzadas. Se crea desde Insertar → Tablas → Tabla (o Ctrl+T / Ctrl+L).

Características principales:

• Fila de encabezados: la primera fila se convierte en encabezados con filtros automáticos.
• Fila de totales: se activa desde Diseño de tabla → casilla Fila de totales. Muestra funciones de agregación (SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MIN, MAX…) configurables por columna.
• Expansión automática: al escribir en la fila o columna inmediatamente contigua, la tabla se expande automáticamente.
• Nombre de tabla: Excel asigna un nombre automático (Tabla1, Tabla2…) modificable en la pestaña Diseño de tabla.
• Estilos de tabla: galería con rayas alternas, colores de encabezado, etc.

Referencias estructuradas: las fórmulas que referencian una tabla usan los nombres de encabezado en lugar de coordenadas. =SUMA(Tabla1[Ventas]) en vez de =SUMA(C2:C100). Se actualizan automáticamente al agregar o eliminar filas.

Convertir tabla a rango: pestaña Diseño de tabla → Convertir en rango (o clic derecho → Tabla → Convertir en rango). Se conserva el formato visual pero se pierden las características de tabla.

Epígrafe 5 — Gráficos. Gestión de datos

1. Tipos de gráfico en Excel 365

Un gráfico es una representación visual de los datos de una hoja. Excel 365 ofrece la siguiente lista oficial de tipos (Insertar → grupo Gráficos):

El gráfico de Pareto es un subtipo del histograma que combina columnas ordenadas de mayor a menor con una línea de porcentaje acumulado. Se inserta desde Insertar → grupo Gráficos → Estadístico → Histograma / Pareto. Es útil para identificar los factores que más contribuyen a un resultado (principio 80/20).

1.1. Elementos de un gráfico

Los elementos son las partes que componen un gráfico. Se añaden, eliminan o modifican desde el botón + (Elementos del gráfico) que aparece al seleccionarlo:

2. Crear y modificar un gráfico

2.1. Crear

1. Seleccionar el rango de datos (incluyendo encabezados).
2. Insertar → grupo Gráficos → elegir el tipo. Para verlos todos: Insertar → Gráficos recomendados → pestaña Todos los gráficos.
3. El gráfico se inserta como objeto flotante en la hoja activa. Para moverlo a una hoja de gráfico independiente: clic derecho sobre el gráfico → Mover gráfico → Nueva hoja.

Atajos:

• Alt+F1: gráfico del tipo predeterminado en la hoja actual.
• F11: gráfico en una hoja de gráfico independiente.

2.2. Herramientas contextuales

Al seleccionar un gráfico aparecen dos pestañas contextuales en la cinta:

• Diseño del gráfico: cambia el tipo de gráfico, los datos de origen, el diseño rápido, la paleta de colores y el estilo visual.
• Formato: aplica estilos a elementos individuales (área, área de trazado, series…), inserta formas y configura el tamaño y posición.

2.3. Modificar

• Cambiar tipo: Diseño del gráfico → Cambiar tipo de gráfico.
• Editar datos de origen: Diseño del gráfico → Seleccionar datos. Abre el cuadro Seleccionar origen de datos para añadir, editar o quitar series.
• Cambiar filas por columnas: Diseño del gráfico → Cambiar entre filas y columnas (intercambia las series con las categorías).
• Diseño rápido: Diseño del gráfico → Diseños de gráfico.
• Formato de elementos individuales: doble clic sobre cualquier elemento (barra, línea, sector, eje…) abre su panel de formato lateral.

3. Minigráficos (sparklines)

Los minigráficos son gráficos en miniatura que caben dentro de una sola celda. Muestran la tendencia de un conjunto de datos de forma compacta. Se insertan desde Insertar → grupo Minigráficos.

Al insertar un minigráfico aparece la pestaña contextual Minigráfico, que permite cambiar el tipo, resaltar puntos especiales (primer/último valor, máximo, mínimo, negativos) y cambiar el estilo. Los minigráficos se pueden agrupar (escala común) o desagrupar para configurarlos individualmente.

Para eliminar: seleccionar la celda → pestaña Minigráfico → Borrar (en el grupo Agrupar).

4. Tablas dinámicas

Una tabla dinámica resume y analiza grandes conjuntos de datos de forma interactiva, sin modificar los datos originales. Se crea desde Insertar → grupo Tablas → Tabla dinámica.

4.1. Crear una tabla dinámica

1. Seleccionar una celda dentro del rango de datos (o de una tabla de Excel).
2. Insertar → Tabla dinámica → elegir el rango y la ubicación (nueva hoja o existente).
3. Se abre el panel Lista de campos a la derecha, con cuatro zonas de colocación.

4.2. Las cuatro zonas del panel de campos

4.3. Configuración de campo de valor

Clic derecho sobre un campo en la zona Valores → Configuración de campo de valor:

• Resumir por: cambiar la función de resumen (Suma, Recuento, Promedio, Máx, Mín, Producto, Contar números, Desviación estándar, Varianza).
• Mostrar valores como: % del total general, % de fila, % de columna, diferencia, % de diferencia, total acumulado, etc.
• Formato de número: aplicar el formato numérico al campo.

4.4. Actualizar, filtrar y agrupar

• Actualizar: los datos de la tabla dinámica NO se actualizan automáticamente al modificar los datos de origen. Hay que hacerlo manualmente: clic derecho → Actualizar (o Análisis de tabla dinámica → Actualizar → Actualizar todo para todas las tablas del libro).
• Segmentación de datos: Análisis de tabla dinámica → Insertar segmentación de datos. Crea botones visuales de filtro para un campo.
• Escala de tiempo: Análisis de tabla dinámica → Insertar escala de tiempo (solo para campos de fecha). Filtra por período arrastrando un deslizador.
• Agrupar campos: clic derecho sobre un campo de fecha → Agrupar. Permite agrupar fechas por meses, trimestres, años…

5. Gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es un gráfico vinculado a una tabla dinámica. Se actualiza automáticamente al modificar los campos o los filtros de la tabla dinámica.

• Desde una tabla dinámica existente: Análisis de tabla dinámica → grupo Herramientas → Gráfico dinámico.
• Desde cero: Insertar → grupo Gráficos → Gráfico dinámico (crea simultáneamente la tabla y el gráfico dinámico).

El gráfico dinámico muestra botones de campo que permiten filtrar directamente sobre el gráfico sin acceder a la tabla dinámica.

6. Ordenar datos

Para ordenar una lista de datos, Excel ofrece dos vías desde Inicio → grupo Edición → Ordenar y filtrar (o desde la pestaña Datos → grupo Ordenar y filtrar):

• Ordenar de A a Z / Ordenar de mayor a menor: ordena por la columna activa, ascendente o descendente, en un clic.
• Orden personalizado (cuadro de diálogo Ordenar): permite múltiples niveles de ordenación. Cada nivel tiene tres parámetros: Ordenar por (columna), Ordenar según (valores, color de celda, color de fuente, icono de formato condicional) y Criterio (A a Z, Z a A, o lista personalizada).

Casilla «Mis datos tienen encabezados»: cuando está marcada, la primera fila se trata como cabecera y no se ordena.

Listas personalizadas para ordenar: en Criterio de ordenación → Lista personalizada, se puede crear un orden propio (p. ej., «Verde, Azul, Roja») desde Archivo → Opciones → Avanzadas → Editar listas personalizadas.

7. Filtrar datos

El filtro muestra solo las filas que cumplen un criterio, ocultando temporalmente el resto. Para activarlo: Inicio → Ordenar y filtrar → Filtro (o Datos → Filtro; atajo Ctrl+Mayús+L). Aparecen flechas desplegables en cada encabezado.

7.1. Autofiltro

Al desplegar la flecha de una columna, la parte superior muestra opciones de ordenación y la parte inferior muestra los valores únicos con casillas de verificación. Desmarcar un valor lo oculta. Seleccionar todo vuelve a mostrar todos los valores.

La columna filtrada muestra un embudo en el botón desplegable como indicador visual de filtro activo.

7.2. Filtros por tipo de dato

7.3. Filtro personalizado

Las opciones de filtro que terminan en … abren el cuadro Autofiltro personalizado, que permite combinar dos condiciones sobre la misma columna con los operadores Y (ambas deben cumplirse) u O (basta con que se cumpla una). Permite filtros del tipo «mayor que 100 Y menor que 500» o «comienza por A O comienza por B».

7.4. Filtro avanzado

Datos → grupo Ordenar y filtrar → Avanzadas: permite definir criterios en un rango separado de la hoja y copiar el resultado filtrado a otra ubicación.

Quitar filtros: Inicio → Ordenar y filtrar → Filtro (desactiva el filtro) o → Borrar (elimina el filtro activo manteniendo los botones desplegables).

8. Subtotales

La función Subtotal permite calcular sumas, promedios, conteos u otras funciones de resumen para grupos de datos dentro de una lista. Datos → grupo Esquema → Subtotal.

Pasos:

1. Ordenar la lista por la columna sobre la que se calcularán los subtotales (agrupación).
2. Datos → Subtotal → configurar: Para cada cambio en (columna de agrupación) · Usar función (Suma, Promedio, Recuento, Máx, Mín…) · Agregar subtotal a (columnas a calcular).
3. Excel inserta una fila de subtotal tras cada grupo y una fila de Total general al final.

Controles de esquema: a la izquierda de la hoja aparecen botones numéricos (1, 2, 3…) que permiten contraer o expandir los niveles. El botón 1 muestra solo el total general; 2 los subtotales; 3 todos los datos.

Añadir un segundo nivel: volver a ejecutar Datos → Subtotal con otro campo, asegurándose de desmarcar la casilla «Reemplazar subtotales actuales» para que convivan ambos niveles.

Eliminar todos los subtotales: Datos → Subtotal → botón Quitar todos (no es posible eliminar uno por uno).

9. Quitar duplicados

La herramienta Quitar duplicados elimina filas con valores repetidos en las columnas especificadas. Datos → grupo Herramientas de datos → Quitar duplicados.

En el cuadro de diálogo se seleccionan las columnas a tener en cuenta: Excel considera una fila duplicada si todos los valores de las columnas seleccionadas coinciden con otra fila. La primera ocurrencia se conserva; las siguientes se eliminan.

Al finalizar, Excel informa del número de valores duplicados eliminados y de los valores únicos que permanecen.

10. Texto en columnas y Buscar objetivo

10.1. Texto en columnas

Datos → grupo Herramientas de datos → Texto en columnas divide el contenido de una columna en varias columnas. Útil para separar datos importados que llegan concatenados en una sola celda (nombres y apellidos, fechas en formato texto, códigos con delimitadores). El asistente ofrece dos modos:

• Delimitado: parte por un carácter separador (coma, punto y coma, tabulación, espacio u otro personalizado).
• De ancho fijo: parte en posiciones fijas de carácter definidas manualmente.

En ambos casos el asistente permite previsualizar el resultado y elegir el formato de cada columna resultante (general, texto, fecha o ignorar).

10.2. Buscar objetivo

Datos → Análisis de hipótesis → Buscar objetivo calcula qué valor de entrada produce un resultado concreto en una celda con fórmula. Requiere tres parámetros:

• La celda objetivo (que contiene la fórmula).
• El valor deseado para esa fórmula.
• La celda cambiante (la variable de entrada que Excel ajustará).

Ejemplo: «¿cuánto debo vender (celda cambiante) para obtener un beneficio de 10.000 € (valor deseado en la celda beneficio)?». Excel itera automáticamente hasta encontrar el valor.

11. Configurar página e impresión

Las opciones de impresión se configuran principalmente desde Diseño de página y desde Archivo → Imprimir.

11.1. Grupo Configurar página

• Márgenes: Normal, Estrecho, Ancho o Personalizado.
• Orientación: Vertical u Horizontal.
• Tamaño: A4, Carta, Legal…
• Área de impresión: Diseño de página → Área de impresión → Establecer área de impresión. Para eliminarla: → Borrar área de impresión.
• Saltos de página: Diseño de página → Saltos → Insertar / Quitar / Restablecer.
• Imprimir títulos: Diseño de página → Imprimir títulos. Permite definir filas o columnas que se repiten en cada página impresa (Repetir filas en extremo superior / Repetir columnas en el extremo izquierdo).

11.2. Cuadro de diálogo Configurar página

El lanzador de cuadros de diálogo del grupo Configurar página abre el cuadro completo con cuatro pestañas:

11.3. Vista previa e impresión

Archivo → Imprimir (Ctrl+P) muestra simultáneamente la vista previa y las opciones de impresión: impresora, rango de páginas, número de copias, intercalar, orientación y tamaño de papel. Los cambios en este panel actualizan la vista previa en tiempo real.

12. Guardar, formatos y plantillas

12.1. Formatos de archivo

Archivo → Guardar como permite elegir el formato:

12.2. Plantillas de Excel

Una plantilla es un libro preconfigurado (con formato, fórmulas, gráficos, validaciones…) que sirve de punto de partida para nuevos libros. Al abrir una plantilla (.xltx o .xltm), Excel crea automáticamente un libro nuevo basado en ella sin modificar el archivo original.

• Guardar como plantilla: Archivo → Guardar como → Tipo: Plantilla de Excel (*.xltx). Excel la guarda en la carpeta predeterminada de plantillas del usuario.
• Usar una plantilla propia: Archivo → Nuevo → Personales (aparecen las plantillas guardadas en la carpeta del usuario).
• Plantilla del libro predeterminado: si se guarda una plantilla con el nombre exacto Libro.xltx en la carpeta de inicio de Excel, todos los libros nuevos se basarán en ella. Lo mismo con Hoja.xltx para todas las hojas nuevas.

13. Protección de hojas y libros

Excel ofrece dos niveles de protección: la hoja y el libro.

13.1. Proteger hoja

Revisar → grupo Proteger → Proteger hoja (o clic derecho en la etiqueta de hoja → Proteger hoja). Se puede establecer una contraseña y definir qué acciones se permiten:

• Por defecto se permiten: seleccionar celdas bloqueadas y seleccionar celdas desbloqueadas.
• Se pueden habilitar adicionalmente: dar formato a celdas/filas/columnas, insertar/eliminar filas/columnas, ordenar, filtrar, usar informes de tabla dinámica, editar objetos, etc.
• Las celdas que tienen desmarcada la opción Bloqueada (pestaña Proteger de Formato de celdas) seguirán siendo editables aunque la hoja esté protegida.

Desproteger hoja: Revisar → Desproteger hoja (solicita la contraseña si se estableció una).

13.2. Proteger libro

Revisar → grupo Proteger → Proteger libro (o Archivo → Información → Proteger libro):

Contraseña de escritura (diferente de la de apertura): Archivo → Guardar como → Herramientas → Opciones generales. Permite abrir el archivo en modo solo lectura sin la contraseña, pero no modificarlo.

14. Control del rendimiento y Mostrar cambios

14.1. Control del rendimiento

Con el tiempo, un libro puede acumular celdas que, aunque aparentemente vacías, contienen formato, espacios en blanco o caracteres no imprimibles que ocupan memoria y ralentizan el libro. La herramienta Control del rendimiento, disponible en Revisar → grupo Rendimiento, analiza el libro y presenta en un panel lateral los elementos susceptibles de optimización.

Al pulsar el botón, Excel muestra un listado de celdas y rangos que se pueden depurar, permitiendo seleccionar y eliminar el formato innecesario con un clic, sin afectar a los datos reales.

14.2. Mostrar cambios

En Revisar → grupo Cambios, la herramienta Mostrar cambios permite ver qué modificaciones se han realizado en el libro, quién las hizo y cuándo, junto con el valor anterior de cada celda modificada.

Los cambios se presentan en el panel Cambios, que puede filtrarse por hoja o por rango. El historial del panel puede borrarse desde Archivo → Información → Restablecer panel de cambios.

15. Compartir libro

15.1. Libro no almacenado en OneDrive

Si el documento no está en OneDrive, las opciones de Archivo → Compartir son:

• Subir el archivo a OneDrive para facilitar el uso compartido.
• Adjuntar una copia por correo electrónico en formato .xlsx o .pdf.

15.2. Libro almacenado en OneDrive

Cuando el libro está en OneDrive se puede compartir mediante un vínculo:

• Enviar el vínculo por correo electrónico.
• Copiar el vínculo para distribuirlo por otros medios.
• Adjuntar una copia en formato .xlsx o .pdf.

Al configurar los permisos del vínculo, según la configuración de Microsoft 365 de la cuenta o la organización, pueden estar disponibles:

• Restringir quién puede acceder: cualquier persona con el vínculo, o solo personas específicas con inicio de sesión.
• Establecer si los destinatarios pueden editar o solo visualizar.
• Fijar una fecha de caducidad y una contraseña de acceso.

15.3. Compartir desde la cinta de opciones

En la parte superior derecha de la cinta se encuentra el botón Compartir, que abre el mismo panel que Archivo → Compartir. Además, el botón Copiar vínculo permite obtener el enlace directamente (solo disponible con el archivo en OneDrive), y Vincular a esta hoja crea un vínculo que apunta a la hoja activa concreta.