Tema 7 — Correo electrónico: Outlook 365

Bloque VI Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado · Ingreso libre

1. Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo.
2. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes.
3. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.

Epígrafe 1 — Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo

1. Qué es el correo electrónico

El correo electrónico (también denominado e-mail, del inglés electronic mail) es un servicio de red que permite a los usuarios intercambiar mensajes digitales a través de Internet o de una red privada. Los mensajes pueden contener texto con o sin formato y pueden ir acompañados de archivos adjuntos de distintos tipos —documentos, imágenes, vídeos, archivos comprimidos, etc.— dentro de los límites técnicos y de seguridad del servicio.

A diferencia del correo postal, el mensaje llega a su destino en segundos, con independencia de la distancia física entre remitente y destinatario. Para utilizar el servicio son necesarios tres elementos: una conexión a Internet, una cuenta de correo proporcionada por un proveedor y un medio de acceso (programa cliente o navegador web).

2. Formato de las direcciones de correo electrónico

Una dirección de correo electrónico identifica de forma única un buzón en la red. Su estructura es siempre la misma: dos partes separadas por el símbolo @ (arroba):

Una dirección de correo es única e irrepetible: no pueden existir dos buzones con la misma dirección en el mismo dominio. La longitud máxima estándar es de 254 caracteres, según el RFC 5321 §4.5.3.1 («Size Limits and Minimums») del Simple Mail Transfer Protocol (IETF, octubre 2008).

3. Web-mail y programa gestor de correo

Para acceder a una cuenta de correo existen dos modalidades principales, con características muy distintas:

4. Funcionamiento básico: los protocolos de correo

Un protocolo es un conjunto de reglas que permite a dos sistemas informáticos comunicarse. El funcionamiento del correo electrónico se basa en la arquitectura cliente-servidor: el «cliente» es el equipo del usuario; el «servidor» es el equipo externo del proveedor que gestiona el servicio. En este proceso intervienen tres protocolos principales:

5. Microsoft Exchange y el protocolo MAPI/HTTP

Microsoft Exchange es la plataforma de mensajería corporativa de Microsoft que actúa como servidor central de buzones en entornos institucionales, incluida la Administración General del Estado. A diferencia de una cuenta IMAP o POP3, Exchange gestiona de forma unificada el correo electrónico, el calendario, los contactos, las tareas y el estado del buzón (leído/no leído, categorías, etc.).

Outlook se conecta a Exchange mediante el protocolo MAPI/HTTP (Messaging Application Programming Interface sobre HTTP), más completo que SMTP/IMAP, que permite sincronizar continuamente el buzón completo en todos sus elementos. Para hacer posible el trabajo sin conexión, Outlook genera automáticamente una copia local del buzón denominada archivo OST (Offline Storage Table). Al restablecer la conexión, los cambios realizados en local se sincronizan automáticamente con el servidor Exchange.

6. Partes de un correo electrónico

Un mensaje de correo electrónico se compone de tres elementos estructurales:

7. Tipos de cuenta en Outlook 365

Outlook 365 permite configurar varios tipos de cuenta de correo, que se diferencian por el protocolo utilizado y las funciones disponibles:

8. El entorno de trabajo de Outlook 365

Al abrir Outlook 365 aparece la ventana principal con el módulo de Correo activo por defecto. Outlook integra además Calendario, Personas (contactos), Tareas y Notas, accesibles desde los botones de navegación. La ventana se divide en siete zonas diferenciadas:

El panel de carpetas incluye además el panel de tareas (parte inferior izquierda), desde donde se puede visualizar el calendario reducido, la lista de tareas pendientes y los contactos marcados como favoritos. Puede desactivarse o personalizarse para mostrar solo los elementos deseados.

9. Las carpetas del buzón

El buzón agrupa todas las carpetas de la cuenta. El tamaño del buzón es la suma de todos los elementos almacenados en sus carpetas. Las carpetas predeterminadas son:

9.1. La ficha Carpeta: herramientas de gestión

Las herramientas para organizar y gestionar las carpetas se encuentran en la ficha Carpeta de la cinta de opciones. Las principales son: Nueva carpeta (Ctrl+Mayús+E), Nueva carpeta de búsqueda, Cambiar nombre, Eliminar carpeta, Copiar o mover carpeta, Marcar todos como leídos, Ejecutar reglas ahora, Limpiar carpeta, Eliminar todo, Recuperar elementos eliminados, Configuración de autoarchivar y Permisos.

Sobre las restricciones de las carpetas predeterminadas: no es posible cambiar el nombre ni eliminar carpetas predeterminadas (Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Elementos eliminados, etc.).

9.2. Permisos de carpeta

El propietario de un buzón puede compartir una o varias carpetas con otros usuarios. El nivel de acceso concedido determina qué puede hacer el usuario invitado:

10. Autoarchivar y herramientas de buzón

El crecimiento del buzón puede afectar al rendimiento de Outlook e impedir el envío o la recepción de correos si se alcanza el límite de almacenamiento. Outlook 365 dispone de varias herramientas para gestionarlo.

10.1. Autoarchivar

La función Autoarchivar permite que Outlook mueva o elimine automáticamente los elementos de correo que llevan cierto tiempo en una carpeta. Por defecto está desactivada. Se configura desde la ficha Carpeta → Configuración de Autoarchivar o desde Archivo → Herramientas. En entornos corporativos, su disponibilidad y configuración pueden estar definidas por políticas de la organización.

Se puede configurar para mover los elementos a la carpeta de Archivo predeterminada, a otra carpeta distinta, o para eliminarlos permanentemente. También se puede establecer la frecuencia de ejecución automática.

10.2. Herramientas de buzón (Archivo → Herramientas)

Desde Archivo → Herramientas se accede a tres utilidades específicas de mantenimiento del buzón:

11. Las pestañas de la cinta en el módulo Correo

La cinta de opciones organiza todos los comandos en cinco pestañas cuando el módulo activo es Correo:

Outlook 365 permite activar la cinta de opciones simplificada, que muestra los comandos más utilizados en una sola línea, ocupando menos espacio vertical. Se activa o desactiva desde la pequeña flecha situada en el extremo derecho de la cinta.

12. La bandeja de entrada prioritaria

La bandeja de entrada prioritaria divide automáticamente la bandeja en dos pestañas: Prioritarios y Otros. El algoritmo de Outlook analiza los hábitos de lectura y respuesta del usuario para decidir qué mensajes son más relevantes.

Para activarla: Vista → Mostrar Bandeja de entrada Prioritarios. El usuario puede corregir la clasificación haciendo clic derecho sobre un mensaje → Mover a Prioritarios / Mover a Otros (solo ese mensaje) o Mover siempre (todos los del mismo remitente).

13. El panel de lectura

El panel de lectura muestra el contenido del mensaje seleccionado sin necesidad de abrirlo en ventana propia. Se configura desde Vista → Panel de lectura en tres posiciones:

14. El calendario de Outlook

El módulo Calendario permite planificar el tiempo de trabajo gestionando citas, eventos y reuniones con otros usuarios. Está integrado en la misma ventana de Outlook y es accesible desde el botón Calendario del panel de carpetas. Los elementos creados se muestran en una cuadrícula de tiempo configurable.

14.1. Tipos de elementos del Calendario

14.2. Crear una cita o reunión

Desde el módulo Calendario basta con hacer clic en cualquier franja horaria de la cuadrícula y comenzar a escribir el título para crear una cita rápida. Para abrir la ventana completa y configurar todos los detalles: doble clic en la franja, o Inicio → grupo Nuevo → Nueva cita (Ctrl+Mayús+A) o Nueva reunión (Ctrl+Mayús+Q).

La ventana de cita/reunión permite definir: título, ubicación (sala física o enlace de videoconferencia), fecha y hora de inicio y fin, estado del tiempo (ocupado, provisional, libre…), recordatorio (aviso previo configurable) y cuerpo con notas o el orden del día. Si se trata de una reunión, el campo Asistentes despliega herramientas adicionales:

14.3. Periodicidad y bloqueo de enfoque

Cualquier cita o reunión puede convertirse en elemento periódico: Cita → grupo Opciones → Periodicidad (o Ctrl+G). El asistente permite elegir la frecuencia (diaria, semanal, mensual o anual), el intervalo de repetición y la fecha de finalización de la serie. Una vez configurada, el elemento muestra un icono de flecha circular en la vista de Calendario.

Outlook 365 incorpora la opción Agregar tiempo de enfoque (Inicio → grupo Nuevo → Agregar tiempo). Permite bloquear franjas horarias en el calendario como «Tiempo de enfoque», lo que silencia las notificaciones entrantes durante ese período y señaliza al resto de usuarios que el propietario está concentrado en trabajo de alta prioridad. No implica una cita propiamente dicha: es un mecanismo de gestión personal del tiempo.

14.4. Vistas del Calendario y gestión de calendarios

Desde Inicio → grupo Organizar se puede cambiar la escala temporal de visualización del Calendario. Las vistas disponibles son:

Desde Inicio → grupo Administrar calendarios es posible agregar calendarios adicionales: compartidos por otros usuarios de la organización, calendarios de Internet suscritos (festividades, eventos deportivos, etc.) o listas de eventos de SharePoint, que se muestran como calendarios superpuestos al propio. La opción Compartir calendario permite conceder a otros usuarios acceso de lectura o edición al calendario propio, configurando el nivel de visibilidad (libre/ocupado, títulos, detalles completos).

15. Vistas y formato condicional

Outlook distingue dos niveles de vistas: las vistas globales (aplicables a toda la interfaz del programa) y las vistas de módulo (específicas de cada sección: Correo, Calendario, Contactos o Tareas). Ambas son totalmente independientes y configurables.

15.1. Vistas globales

15.2. Vistas del módulo Correo

Desde Vista → grupo Vista actual se puede elegir entre tres disposiciones de la lista de mensajes:

Cualquiera de estas vistas puede personalizarse desde Vista → Configuración de vista. El cuadro de diálogo permite ajustar: columnas visibles (asunto, datos adjuntos, estado, categoría…), criterios de agrupación (por fecha, remitente, asunto, tamaño…), ordenación, filtros y otras opciones de visualización. Los cambios pueden aplicarse a la carpeta activa o a todas las carpetas del tipo. Mediante Restablecer vista se recuperan los valores predeterminados.

15.3. Formato condicional

El formato condicional es una herramienta que aplica automáticamente un color de fuente, un estilo o un tamaño de texto a los mensajes que cumplen unas condiciones definidas por el usuario, sin necesidad de mover ni clasificar esos mensajes. Su utilidad es destacar visualmente mensajes que merecen atención especial directamente en la lista de mensajes.

Se configura desde Vista → Configuración de vista → Formato condicional. El flujo de trabajo es: añadir una regla con nombre descriptivo → elegir la fuente y el color que se aplicará → definir las condiciones que debe cumplir un mensaje para recibir ese formato (remitente, palabras en el asunto, presencia de adjuntos, importancia, etc.). Es posible crear tantas reglas de formato condicional como sean necesarias; se aplican en orden de prioridad.

15.4. Vistas en Calendario, Contactos y Tareas

Epígrafe 2 — Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes

1. Recibir mensajes

Los mensajes entrantes llegan automáticamente a la Bandeja de entrada cuando Outlook se conecta al servidor. La actualización puede producirse de forma automática a intervalos configurables o de forma manual mediante el botón Enviar y recibir todas las carpetas de la pestaña Enviar y recibir (atajo: F9). También existe Actualizar carpeta (Mayús+F9) que solo actualiza la carpeta activa, y Enviar todo, que transmite únicamente los mensajes pendientes en la Bandeja de salida.

En la lista de mensajes, los elementos no leídos aparecen en negrita. Al seleccionar un mensaje en el panel de lectura o abrirlo, pasa automáticamente al estado de leído. El cambio de estado también puede forzarse manualmente: Ctrl+Q (marcar como leído) o Ctrl+U (marcar como no leído).

2. Crear y enviar un mensaje nuevo

Para crear un mensaje nuevo: Inicio → grupo Nuevo → Nuevo correo electrónico, o bien Ctrl+Mayús+M desde cualquier carpeta de Outlook. Se abre la ventana de mensaje con su propia cinta de opciones con las pestañas Mensaje, Insertar, Opciones, Formato de texto y Revisar.

2.1. Los campos de destinatarios: De, Para, CC y CCO

La ventana de mensaje incluye los siguientes campos de encabezado:

El campo CCO no se muestra por defecto en la ventana de mensaje. Para activarlo: pestaña Opciones → grupo Mostrar campos → CCO.

2.2. El campo Asunto y los prefijos de respuesta y reenvío

El campo Asunto es la primera información que el destinatario ve antes de abrir el correo. Debe ser conciso pero descriptivo. Cuando se responde a un mensaje, Outlook añade automáticamente el prefijo RE: al asunto original. Cuando se reenvía, añade RV: (o FW: en versiones en inglés). Un asunto vacío puede hacer que el mensaje sea confundido con spam o simplemente ignorado.

2.3. Formato del cuerpo del mensaje

La pestaña Formato de texto de la ventana de mensaje reúne todas las herramientas de formato aplicables al cuerpo: fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, viñetas, alineación, estilos y zonas de formato. Su disposición es muy similar a la ficha Inicio de Word.

3. Adjuntar archivos a un mensaje

Para adjuntar un archivo: Insertar → grupo Incluir → Adjuntar archivo (o Mensaje → Adjuntar archivo). También es posible arrastrar y soltar archivos directamente sobre el cuerpo del mensaje. Los adjuntos aparecen como iconos bajo el campo Asunto, con nombre y tamaño. Para eliminar un adjunto antes de enviar: clic derecho sobre el icono → Quitar.

Outlook ofrece la posibilidad de adjuntar: un elemento reciente del equipo (muestra una lista), elementos almacenados en la nube, o cualquier archivo del equipo. Desde la ficha Insertar también es posible adjuntar elementos de Outlook (otros mensajes, contactos, citas del calendario).

Outlook bloquea por seguridad una lista oficial de más de 120 extensiones consideradas potencialmente peligrosas (Microsoft Support, Blocked attachments in Outlook). Las más representativas son:

• Ejecutables y scripts: .exe, .bat, .cmd, .com, .scr, .pif, .msi, .reg, .lnk, .hta.
• Scripts de Windows y web: .vbs, .vbe, .js, .jse, .ws, .wsh, .ps1.
• Archivos de configuración y certificados: .inf, .ins, .url, .cpl, .crt, .cer.
• Bases de datos y correo: .mdb (Access), .ade, .adp, .pst (Outlook).
• Ayuda y temas: .chm, .hlp.

Límites principales del tamaño de mensaje en Exchange Online / Outlook 365 (Microsoft Learn, Exchange Online limits, 2026):

4. Prioridad, firma, plantillas y herramientas de redacción

4.1. Importancia del mensaje

4.2. Firma de correo electrónico

La firma es un bloque de texto —y opcionalmente imágenes o vínculos— que se añade al pie de los mensajes. Es habitual incluir nombre, cargo, organismo y datos de contacto. Para crear o gestionar firmas: Mensaje → grupo Incluir → Firma → Firmas. En el cuadro de diálogo se pueden crear nuevas firmas, editar el contenido y asignar una firma predeterminada por cuenta para Mensajes nuevos y para Respuestas y reenvíos de forma independiente.

4.3. Plantillas de correo electrónico

Las plantillas permiten guardar un mensaje tipo para reutilizarlo cuando sea necesario, evitando reescribir contenido que no cambia de un envío al siguiente (por ejemplo, una notificación periódica con la misma estructura). Se puede agregar información nueva antes de enviar la plantilla como mensaje. Se gestionan desde la ficha Inicio del mensaje → Nuevos elementos → Más elementos → Elegir formulario, o guardando un mensaje como plantilla en formato .oft (Outlook Template).

4.4. Herramientas de redacción comunes con Word

La ventana de mensaje incluye las mismas herramientas de asistencia a la escritura que Word, accesibles desde la pestaña Mensaje y desde la pestaña Revisar:

• Dictado: transcripción de voz a texto.
• Editor: corrector ortográfico y de estilo con inteligencia artificial.
• Lector inmersivo: lectura del texto en voz alta con herramientas de accesibilidad (espaciado, fuente, sílabas, partes de la oración).
• Copilot (Microsoft 365 Copilot): redacción asistida, resumen de hilos largos, preparación de reuniones a partir de las invitaciones recibidas. Su disponibilidad concreta depende de la licencia, el canal de actualización y el despliegue de Microsoft 365 en la organización.

5. Opciones de entrega: seguimiento, votación y más opciones

La pestaña Opciones de la ventana de mensaje ofrece configuraciones adicionales para el envío.

5.1. Confirmaciones de entrega y lectura

5.2. Votación

Desde Opciones → grupo Seguimiento → Usar botones de votación es posible incluir en el mensaje botones de respuesta predefinidos (Aceptar/Rechazar, Sí/No, Sí/No/Quizás) o personalizados. Los destinatarios responden con un clic y el remitente recibe los votos como correos especiales que se consolidan automáticamente en el mensaje enviado original.

5.3. Más opciones de entrega

6. Enviar el mensaje

Una vez redactado el mensaje y configuradas todas las opciones, se pulsa el botón Enviar (o Alt+S / Ctrl+Intro). El mensaje pasa a la Bandeja de salida y Outlook lo transmite al servidor en cuanto hay conexión disponible. Una vez transmitido, aparece en Elementos enviados. Si se cierra la ventana sin enviar, Outlook ofrece guardar el borrador en la carpeta Borradores.

7. La ficha Inicio: grupos y comandos destacados

7.1. Grupo Pasos rápidos

Los pasos rápidos permiten aplicar varias acciones simultáneamente sobre un mensaje de correo, optimizando la gestión del buzón. Por ejemplo, responder a un mensaje y eliminarlo automáticamente en una sola acción, o mover un mensaje a una carpeta y marcarlo como leído. Existen pasos rápidos predefinidos y el usuario puede crear los suyos propios o modificar los existentes. Se accede desde Inicio → grupo Pasos rápidos.

7.2. Grupo Informe

Desde Inicio → grupo Informe el usuario puede notificar a Microsoft que un mensaje es correo no deseado (spam), o que se trata de un mensaje de phishing (correo malicioso que suplanta una identidad para obtener datos confidenciales). Este informe contribuye a mejorar los filtros globales del servicio.

7.3. Opciones adicionales del grupo Responder

Además de Responder, Responder a todos y Reenviar, el grupo Responder de la cinta Inicio incluye dos opciones adicionales:

8. Responder a un mensaje

Al recibir un mensaje, Outlook ofrece dos opciones de respuesta accesibles desde Inicio → grupo Responder o desde el panel de lectura:

En ambos casos, la ventana de respuesta incluye el texto del mensaje original en la parte inferior del cuerpo. Los adjuntos del original NO se incluyen en la respuesta (sí en el reenvío).

9. Reenviar un mensaje

Reenviar transmite un mensaje recibido a destinatarios que no lo recibieron originalmente. Se activa desde Inicio → Reenviar o con Ctrl+F. A diferencia de la respuesta, al reenviar los campos Para, CC y CCO quedan vacíos: el usuario debe introducir manualmente los nuevos destinatarios. El cuerpo incluye el texto original completo y los archivos adjuntos del original. El asunto lleva el prefijo RV:.

10. Menú contextual de un correo electrónico

Al hacer clic derecho sobre un mensaje en la lista aparece el menú contextual con las operaciones disponibles. Las más relevantes son:

11. Respuestas automáticas y respuestas sugeridas

Las respuestas automáticas permiten notificar a los remitentes que el usuario no va a responder de inmediato (por ausencia, vacaciones, etc.). Se configuran desde Archivo → Información → Respuestas automáticas. Es posible activarlas indefinidamente o durante un intervalo de tiempo determinado (fecha de inicio y fecha de fin). Se pueden configurar mensajes distintos para remitentes dentro de la organización y para remitentes externos.

Outlook 365 también incorpora las respuestas sugeridas: el sistema analiza el contenido del correo entrante y propone respuestas breves predefinidas que el usuario puede seleccionar y enviar con un solo clic. Se activan desde Archivo → Opciones → Correo → Respuestas y reenvíos. Outlook utiliza un modelo de aprendizaje automático para mejorar la precisión de las sugerencias; dicho modelo se ejecuta en los servidores del buzón de correo de la organización sin transmitir ni almacenar ningún contenido externamente.

12. Grupos de envío y recepción

Un grupo de envío y recepción es el conjunto de configuraciones que determina cómo se envían y reciben los elementos en las cuentas configuradas en Outlook. Por defecto existe un único grupo denominado «Todas las cuentas» que aplica la misma configuración a todas las cuentas con sesión iniciada.

Desde Enviar y recibir → Grupos de envío y recepción → Definir grupos de envío o recepción es posible crear grupos independientes por cuenta y especificar: las cuentas incluidas, si se permiten envíos, recepciones o ambas, la frecuencia de sincronización automática, los límites de tamaño en los mensajes descargados, las carpetas que se incluirán, si se descargan solo los encabezados o el mensaje completo, y la configuración cuando Outlook está sin conexión.

12.1. Preferencias de descarga

Desde la pestaña Enviar y recibir → grupo Preferencias de descarga se puede elegir qué elementos descarga Outlook al conectarse al servidor:

13. Búsqueda en Outlook

La búsqueda se inicia desde el cuadro de búsqueda situado en la barra de título. Por defecto, Outlook busca en el buzón actual, pero el ámbito puede ampliarse a: carpeta actual, subcarpetas, todos los buzones, todos los elementos de Outlook o los Favoritos. Outlook analiza el remitente, el asunto, el cuerpo del mensaje y muchos tipos de datos adjuntos.

Al hacer clic en el cuadro de búsqueda se activa la ficha auxiliar Buscar, con herramientas para refinar los resultados: De (filtrar por remitente), Asunto, Con datos adjuntos, Por categorías, Enviado a, Sin leer y Marcado. También es posible incluir en los resultados los elementos eliminados y acceder a un historial de búsquedas recientes. Los signos de puntuación se ignoran en el cuadro de búsqueda.

14. Conversaciones

Outlook puede agrupar automáticamente todos los mensajes del mismo hilo en una conversación. Para activarlo: Vista → grupo Mensajes → Mostrar mensajes en conversaciones. Las conversaciones aparecen con un triángulo ▶ que al pulsarlo despliega todos los mensajes del hilo. Los mensajes de otras carpetas (por ejemplo, los propios enviados) aparecen en gris dentro del hilo.

La función Limpiar (Inicio → grupo Eliminar → Limpiar) elimina los mensajes redundantes de una conversación: aquellos cuyo contenido ya está completamente incluido en una respuesta posterior. Puede aplicarse a la conversación seleccionada, a todas las conversaciones de la carpeta o a la carpeta y sus subcarpetas.

15. Recuperar un mensaje enviado

La función Recuperar este mensaje permite intentar cancelar o sustituir un mensaje ya enviado cuando el destinatario todavía no lo ha abierto.

Desde la implantación del recall basado en la nube (cloud-based recall) entre 2022 y 2023, la recuperación la procesa un agente de fondo en el servidor Exchange, no el cliente Outlook del remitente. Por tanto ya no es necesario que Outlook esté abierto en el equipo del remitente para que la operación se ejecute.

Procedimiento: Elementos enviados → abrir el mensaje → pestaña Mensaje → Acciones → Recuperar este mensaje → elegir entre eliminar las copias no leídas o reemplazarlas por un nuevo mensaje. El remitente recibe una notificación con el resultado de la recuperación (por destinatario, si se marca la casilla Notificar el resultado).

16. Filtro de correo no deseado (spam)

El filtro de correo no deseado analiza los mensajes entrantes y mueve los sospechosos a la carpeta Correo no deseado. Se configura desde Inicio → grupo Eliminar → Correo no deseado → Opciones para el correo no deseado. Los cuatro niveles de protección disponibles son:

Desde el menú contextual (clic derecho sobre un mensaje) se puede marcar un remitente como bloqueado o, al contrario, impedir que sus mensajes se clasifiquen como spam.

Epígrafe 3 — Reglas de mensaje. Libreta de direcciones

1. Reglas de mensaje: concepto y utilidad

Una regla de mensaje es una instrucción que Outlook ejecuta automáticamente sobre los mensajes entrantes o salientes que cumplen unas condiciones determinadas. El objetivo es reducir el trabajo manual repetitivo: en lugar de clasificar, responder o reenviar mensajes uno a uno, la regla lo hace de forma automática y sin intervención del usuario.

Las reglas están siempre activas mientras tengan la casilla de verificación marcada en el administrador de reglas. Se ejecutan en el orden en que aparecen en la lista (de arriba abajo), en el momento en que llega o sale un mensaje. Las reglas actúan sobre los mensajes en el momento en que llegan a la bandeja de entrada o se preparan para el envío; no se aplican retroactivamente a mensajes ya existentes, salvo ejecución manual desde Carpeta → Ejecutar reglas ahora.

Acceso a las reglas desde dos rutas equivalentes: Inicio → grupo Mover → Reglas → Administrar reglas y alertas, o Archivo → Información → Administrar reglas y alertas. También es posible crear una regla rápida directamente desde el menú contextual de un mensaje (clic derecho → Reglas → Crear una regla).

2. Categorías de reglas

3. Los tres componentes de una regla

4. Crear una regla con el asistente

5. Administrar reglas: orden, activar, modificar

6. Configuración de la cuenta y delegado de acceso

Desde Archivo → Información → Configuración de la cuenta se accede a las opciones de gestión de la cuenta:

7. La libreta de direcciones

La libreta de direcciones de Outlook es el repositorio central de información de contacto. Agrupa todas las fuentes de contactos disponibles: los contactos personales del usuario, la Lista Global de Direcciones (GAL, directorio de la organización, si la cuenta es Exchange), y los grupos de contactos creados por el usuario. Es una herramienta de búsqueda y selección de destinatarios, no un lugar de edición ni de creación de contactos: los cambios deben realizarse en el origen correspondiente.

Se accede desde Inicio → grupo Buscar → Libreta de direcciones, o con Ctrl+Mayús+B. También se abre automáticamente al pulsar el botón Para, CC o CCO en la ventana de mensaje. Las carpetas de contactos por defecto son:

• Contactos: fichas individuales creadas por el usuario.
• Contactos sugeridos: personas con quienes se intercambian mensajes frecuentemente, sugeridas automáticamente por Outlook.

8. Contactos: crear, editar e importar/exportar

8.1. Crear y editar contactos

Los contactos son fichas individuales de personas u organizaciones. Para crear un nuevo contacto: módulo Contactos → Inicio → Nuevo contacto (o Ctrl+Mayús+C desde cualquier módulo de Outlook). Se abre la ficha de contacto para introducir los datos: nombre y apellidos, cargo y empresa, una o varias direcciones de correo, números de teléfono, dirección postal, fecha de cumpleaños y notas adicionales. Para guardar y cerrar: Guardar y cerrar (Alt+S) o Guardar y nuevo para añadir otro contacto inmediatamente.

También es posible crear un contacto directamente desde un mensaje: clic derecho sobre la dirección del remitente en el panel de lectura → Agregar a contactos de Outlook. Los contactos pueden marcarse como Favoritos para localizarlos más fácilmente desde el panel de tareas.

8.2. Importar y exportar contactos

Outlook dispone de un asistente para importar contactos desde un archivo externo o exportarlos a un formato compatible. Se accede desde Archivo → Abrir y Exportar → Importar o exportar. Los formatos más habituales son:

• CSV (Comma-Separated Values, valores separados por comas): compatible con Excel y otras aplicaciones.
• vCard (.vcf): tarjeta de contacto electrónica estándar.

El asistente guía paso a paso la selección del archivo y la asignación de campos.

9. Grupos de contactos (listas de distribución)

Un grupo de contactos permite enviar un único mensaje a varias personas simultáneamente sin necesidad de escribir cada dirección individualmente. Al introducir el nombre del grupo en el campo Para, CC o CCO, el mensaje se envía a todos los integrantes.

Para crear un grupo de contactos: módulo Contactos → Inicio → Nuevo grupo de contactos (o Ctrl+Mayús+L) → escribir el nombre del grupo → Agregar integrantes → elegir la fuente → Guardar y cerrar. Las tres fuentes disponibles para agregar integrantes son:

1. Desde contactos de Outlook: personas ya en la libreta.
2. Desde la libreta de direcciones: directorio Exchange de la organización (GAL).
3. Nuevo contacto de correo electrónico: dirección no registrada en la libreta.

Los grupos pueden editarse en cualquier momento: añadir o eliminar integrantes y cambiar el nombre del grupo. Para modificar los datos de un integrante que ya es un contacto, hay que modificar el contacto individual; si es una dirección agregada directamente sin crear contacto, hay que eliminarlo del grupo y volver a añadirlo con los datos actualizados.

10. Vistas en el módulo Contactos

Desde la pestaña Inicio del módulo Contactos, el grupo Vista actual permite cambiar la forma en que se muestran los contactos:

11. Combinación de correspondencia desde Outlook

Outlook permite iniciar una combinación de correspondencia utilizando los contactos de la libreta como origen de datos, generando documentos Word personalizados para cada contacto seleccionado. El proceso se inicia desde el módulo Contactos: seleccionar los contactos → Inicio → Combinar correspondencia. El cuadro de diálogo permite configurar:

• Contactos a incluir: todos o solo los seleccionados.
• Archivo de documento: nuevo o existente.
• Tipo de documento: Cartas modelo, Etiquetas postales, Sobres o Catálogo.
• Destino de combinación: Nuevo documento, Impresora o Correo electrónico.

Al aceptar, se abre Word para insertar los campos combinados y finalizar la combinación.

12. Métodos abreviados de teclado habituales en Outlook

12.1. Mensajes: responder, reenviar, enviar y leer

12.2. Sincronización con el servidor

12.3. Crear nuevos elementos (desde cualquier módulo)

12.4. Calendario: periodicidad

12.5. Búsqueda, libreta y navegación