Tema 6 — Bases de datos: Access 365

Bloque VI Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado · Ingreso libre

1. Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades.
2. Tablas.
3. Consultas.
4. Formularios.
5. Informes.
6. Relaciones.
7. Importación, vinculación y exportación de datos.

Epígrafe 1 — Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades

1. Concepto de base de datos relacional

Una base de datos es un conjunto organizado de datos sobre una temática concreta, estructurado de modo que sea posible consultarlos, modificarlos y mantenerlos con eficacia. Microsoft Access 365 es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBDR): almacena la información en tablas con estructura definida y permite vincular unas tablas con otras mediante campos comunes para evitar la duplicación de datos y facilitar su mantenimiento.

El archivo de trabajo de Access tiene extensión .accdb, formato introducido con Access 2007 que sustituyó al antiguo .mdb (compatible con Access 2000 / 2002-2003).

1.1. Los seis objetos de una base de datos Access

Una base de datos Access puede contener seis tipos de objetos, que el panel de navegación (columna izquierda) muestra agrupados por tipo:

Doble clic sobre un objeto del panel lo abre; clic derecho da acceso a las opciones de diseño, renombrar y eliminar.

1.2. Principales sistemas gestores de bases de datos (SGBD)

Además de Microsoft Access, existen otros SGBD ampliamente utilizados en entornos profesionales y administrativos:

2. Especificaciones técnicas de Access

Access impone una serie de límites máximos verificados contra la página oficial de Microsoft Support. Son cifras nucleares que conviene retener:

3. Pantalla de bienvenida y creación de una base de datos

Al abrir Access 365 aparece la pantalla de bienvenida con tres zonas diferenciadas:

4. Compactar y reparar la base de datos

A medida que se trabaja con una base de datos (crear, modificar y eliminar objetos), el archivo .accdb puede crecer más de lo necesario y acumular fragmentación interna. La función Compactar y reparar cumple dos objetivos:

• Reducir el tamaño del archivo eliminando el espacio liberado por objetos borrados.
• Corregir errores estructurales del archivo cuando los detecta.

Se accede desde Herramientas de base de datos → Compactar y reparar base de datos. También se puede configurar para que se ejecute automáticamente al cerrar: Archivo → Opciones → Base de datos actual → Compactar al cerrar.

5. Contraseña de la base de datos

Access permite cifrar la base de datos con una contraseña para restringir su apertura. Los archivos .accdb usan cifrado de clave simétrica.

Para establecer una contraseña:

1. Abrir la BD en modo exclusivo: Archivo → Abrir → flecha junto al botón Abrir → Abrir en modo exclusivo.
2. Archivo → Información → Establecer contraseña para la base de datos → introducir y confirmar la contraseña.

Para quitar la contraseña: abrir en modo exclusivo → Archivo → Información → Descifrar base de datos → introducir la contraseña actual.

6. Formatos de archivo

Desde Archivo → Guardar como se puede guardar la base de datos en distintos formatos:

Desde Archivo → Guardar como → Avanzadas están disponibles tres opciones adicionales:

• Empaquetar y firmar: crea un paquete .accdc firmado digitalmente para distribución segura.
• Copia de seguridad: guarda una copia con la fecha en el nombre.
• Crear ACCDE: genera un archivo .accde de solo ejecución, con el código VBA compilado y los módulos bloqueados para impedir su edición.

7. Dividir la base de datos: front-end y back-end

Access permite dividir una base de datos en dos archivos separados mediante la herramienta Dividir base de datos (Herramientas de base de datos → Mover datos → Dividir base de datos):

Esta arquitectura es recomendable en entornos multiusuario: varios usuarios pueden trabajar simultáneamente con sus propios front-ends mientras comparten los mismos datos en el back-end. Si se actualiza el diseño (formularios, informes), basta con distribuir el nuevo front-end sin tocar los datos.

8. Herramientas de base de datos

Access ofrece un conjunto de herramientas de análisis y documentación accesibles desde la pestaña Herramientas de base de datos:

9. Fichas de la cinta de opciones

Access organiza sus comandos en fichas permanentes (siempre visibles) y fichas contextuales (aparecen solo cuando está activo el objeto correspondiente).

9.1. Fichas permanentes

9.2. Fichas contextuales

10. Atajos de teclado

11. Personalización del entorno

Access 365 comparte con el resto de aplicaciones de Microsoft 365 el sistema de personalización accesible desde Archivo → Opciones. La configuración se organiza en siete pestañas:

• General.
• Base de datos actual (incluye la opción «Compactar al cerrar»).
• Hoja de datos.
• Diseñadores de objetos.
• Revisión.
• Idioma.
• Configuración de cliente.

La cinta es contextual: muestra pestañas adicionales (Diseño de tabla, Diseño de consulta…) solo cuando son relevantes según el objeto abierto. La Barra de acceso rápido se personaliza desde Archivo → Opciones → Barra de herramientas de acceso rápido.

Epígrafe 2 — Tablas

1. Crear una tabla en vista Diseño

La vista Diseño es el método más preciso de crear una tabla: permite definir campos, tipos de datos y propiedades antes de introducir ningún dato. Se accede desde Crear → grupo Tablas → Diseño de tabla.

Junto a «Diseño de tabla», la pestaña Crear ofrece dos métodos adicionales:

• Tabla: crea una tabla nueva en vista Hoja de datos con un campo Id de autonumeración predefinido.
• Listas de SharePoint: permite crear una tabla vinculada a una lista de SharePoint, posibilitando la colaboración y el acceso a los datos desde la web y desde múltiples usuarios.

La ventana de vista Diseño se divide en dos zonas:

• Zona superior (cuadrícula de campos): cada fila define un campo mediante tres columnas — Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción opcional.
• Zona inferior (panel Propiedades del campo): muestra las propiedades configurables del campo seleccionado arriba. Las propiedades disponibles dependen del tipo de datos del campo.

2. Reglas para nombrar campos

Los nombres de campo deben cumplir cinco reglas:

• Longitud máxima: 64 caracteres.
• No pueden empezar por espacio.
• No pueden contener caracteres de control (ASCII 0–31).
• No puede haber dos campos con el mismo nombre en la misma tabla.
• Caracteres prohibidos (exactamente cuatro): punto . · signo de admiración ! · acento grave ` · corchetes [ ].

3. Tipos de datos

En la columna Tipo de datos se indica qué clase de información almacenará el campo. La elección determina el espacio de almacenamiento, las operaciones posibles y los valores permitidos. Access 365 ofrece trece tipos de datos propios, más un asistente que no es tipo real:

3.1. Subtipos del campo Número

Cuando el tipo de datos es Número, la propiedad Tamaño del campo define el subtipo numérico, con su rango y almacenamiento:

4. Propiedades de campo

El panel inferior de la vista Diseño muestra las propiedades configurables del campo seleccionado. Las propiedades disponibles varían según el tipo de datos. Las trece principales son:

4.1. Tamaño del campo

• Para Texto corto: número máximo de caracteres permitidos (1–255; predeterminado 255).
• Para Número: subtipo numérico (Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble, Id. de replicación, Decimal).
• Para Autonumeración: solo permite Entero largo o Id. de replicación.

4.2. Formato

Controla cómo se muestra el valor en tablas, formularios e informes, sin modificar el valor almacenado. Disponible para todos los tipos excepto Objeto OLE y Datos adjuntos. Las opciones predefinidas dependen del tipo:

4.2.a. Formatos personalizados para Texto

Los campos de texto carecen de formatos predefinidos; se crean con estos caracteres:

4.2.b. Formatos personalizados para Número y Moneda

4.2.c. Formatos personalizados para Fecha/Hora

4.3. Máscara de entrada

Proporciona un patrón de introducción de datos que guía al usuario mediante caracteres literales y marcadores de posición. Los principales caracteres son:

4.4. Valor predeterminado

Valor que Access introduce automáticamente en el campo al crear un nuevo registro. El usuario puede modificarlo. Útil para campos que suelen contener siempre el mismo dato (por ejemplo, País = "España"). Disponible para todos los tipos excepto Objeto OLE, Datos adjuntos, Autonumeración y Calculado.

4.5. Regla de validación

Expresión que debe cumplir el valor introducido para ser aceptado. Si el valor no satisface la regla, Access muestra el Texto de validación. Disponible para todos los tipos excepto Autonumeración, Datos adjuntos y Objeto OLE.

4.6. Texto de validación

Mensaje que aparece en pantalla cuando el valor introducido infringe la regla de validación. Debe ser claro y orientar al usuario. Disponible para los mismos tipos que la Regla de validación.

4.7. Requerido

Si se establece a Sí, el campo no puede quedar vacío (nulo) al guardar el registro. Predeterminado: No. Disponible para todos los tipos excepto Calculado, Autonumeración y Sí/No.

4.8. Permitir longitud cero

Solo disponible para Texto corto y Texto largo. Controla si una cadena vacía "" se admite como valor válido.

4.9. Indexado

Un índice acelera las búsquedas y ordenaciones en ese campo. Opciones:

• No: sin índice. Predeterminado para la mayoría de campos.
• Sí (con duplicados): admite valores repetidos.
• Sí (sin duplicados): exige unicidad (equivale a una clave candidata).

4.10. Título

Define un nombre alternativo para la etiqueta del campo en tablas, formularios e informes. Si un campo se llama FechaAlq en la BD, el Título puede mostrarlo como «Fecha de alquiler» sin necesidad de renombrarlo. Si no se establece, se usa el nombre del campo. Disponible para todos los tipos.

4.11. Lugares decimales

Determina el número de decimales que se muestran. Disponible para Número (excepto Byte, Entero y Entero largo), Número grande y Moneda. Predeterminado: Automático (Access decide según el formato). Se puede fijar entre 0 y 15. No modifica el valor almacenado, solo la presentación.

4.12. Alineación del texto

Controla la alineación horizontal del contenido en las vistas Hoja de datos, formularios e informes. Opciones:

• General: alineación por defecto (texto a la izquierda, números a la derecha).
• Izquierda · Centro · Derecha · Distribuir (extiende el texto para rellenar el ancho).

4.13. Pestaña Búsqueda

La pestaña Búsqueda del panel inferior contiene propiedades adicionales para los campos de tipo «Asistente para búsquedas» o para cualquier campo al que se quiera añadir un control de lista. La propiedad más relevante es Mostrar control:

5. Clave principal y clave externa

La clave principal (o clave primaria) es un campo o conjunto de campos que identifican de forma única e inequívoca cada registro de la tabla. No puede haber dos registros con el mismo valor en la clave principal, ni puede ser nula.

Crear una clave principal simple (un campo): vista Diseño → seleccionar el campo → clic derecho → Clave principal (o botón Clave principal en la pestaña Diseño). El campo queda marcado con un icono de llave amarilla.

Crear una clave principal compuesta (varios campos): mantener Ctrl y hacer clic en los campos → clic derecho → Clave principal.

6. Vista Hoja de datos

La vista Hoja de datos muestra los datos de la tabla en formato de cuadrícula (filas = registros, columnas = campos). Es la vista habitual para introducir y editar datos. Se alterna con la vista Diseño desde el botón Ver en la pestaña Inicio.

En la parte inferior de la hoja de datos se encuentra la barra de navegación de registros con los botones:

• Primer registro |◄ · Registro anterior ◄ · Número actual / total [N de M] · Siguiente registro ► · Último registro ►| · Nuevo registro vacío ►*.
• Cuadro de búsqueda que filtra registros mientras se escribe.

Cuando dos tablas están relacionadas, los registros de la tabla principal muestran un icono + a la izquierda. Al pulsarlo se despliega la hoja secundaria de datos con los registros relacionados de la tabla secundaria. Se configura desde Inicio → Registros → Más → Hoja secundaria de datos.

6.1. Operaciones con registros en vista Hoja de datos

7. Filtros

Un filtro permite limitar temporalmente los registros visibles en una tabla, consulta o formulario sin alterar el diseño del objeto ni los datos subyacentes. A diferencia de las consultas, los filtros no se guardan como objetos independientes de la base de datos (aunque sí pueden guardarse junto con la tabla o consulta).

7.1. Filtros comunes

Se accede desde el triángulo desplegable en la cabecera de cada campo, o desde Inicio → Ordenar y filtrar → Filtro. La lista de opciones de filtrado se adapta al tipo de datos del campo (criterios de texto, número, fecha…).

• Desactivar un filtro sin eliminarlo: botón Alternar filtro.
• Eliminar el filtro completamente: Borrar filtro de [campo] desde el menú desplegable de la cabecera.

7.2. Filtro por selección

Se basa en el valor de una celda seleccionada. Pasos: seleccionar la celda cuyo valor se quiere usar como criterio → Inicio → Ordenar y filtrar → Selección → elegir el tipo de coincidencia (es igual a · contiene · comienza por…). Es el método más rápido para filtrar por un valor concreto.

7.3. Filtro por formulario

Permite combinar varios criterios sobre distintos campos antes de aplicar el filtro. Se accede desde Inicio → Ordenar y filtrar → Avanzadas → Filtro por formulario. Access muestra un registro vacío donde se introducen los criterios usando operadores de comparación (= > < >= <= <> ENTRE COMO). La pestaña O en la parte inferior permite añadir condiciones alternativas (OR). Una vez configurados, se activa el filtro con Alternar filtro.

Epígrafe 3 — Consultas

1. Concepto y clasificación

Una consulta es una pregunta formulada a la base de datos. Es el objeto de Access que permite extraer, filtrar, calcular, ordenar y manipular datos almacenados en una o varias tablas. A diferencia de los filtros, las consultas se guardan como objetos independientes de la base de datos y pueden reutilizarse.

Las consultas se clasifican en dos grandes categorías según su función:

2. Tipos de consultas de selección

2.1. Consulta simple (de selección)

Extrae registros de una o más tablas aplicando los criterios definidos. Es la base de todas las demás consultas. Se crea desde Crear → Diseño de consulta o con el Asistente para consultas → Asistente para consultas sencillas.

2.2. Consulta de parámetros

Solicita al usuario uno o más valores al ejecutarse y los utiliza como criterios de filtrado. Se definen escribiendo el texto del mensaje entre corchetes en la fila Criterios de la vista Diseño.

Ejemplo: en la columna Fecha, escribir [Introduce la fecha de inicio:] hace que Access muestre ese mensaje en un cuadro de diálogo y use el valor introducido como criterio.

Para que Access valide el tipo de dato del parámetro, se declara en Diseño → Parámetros: se indica el nombre (igual que el texto del corchete) y el tipo esperado.

2.3. Consulta de totales (de agrupación)

Calcula valores de resumen (suma, media, cuenta, máximo, mínimo…) para grupos de registros. Se activa con el botón Totales (Σ) en la vista Diseño: aparece la fila Total bajo la fila Tabla. Para cada columna se elige entre Agrupar por (define el grupo) o una función de agregación.

2.4. Consulta de tabla de referencias cruzadas

Presenta los datos en formato de tabla de doble entrada (similar a una tabla dinámica de Excel): los valores de un campo pasan a ser los encabezados de columna, y se calcula un valor de resumen para cada intersección de fila y columna. Se crea con el Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas (Crear → Asistente para consultas → Referencias cruzadas).

En la vista Diseño de una referencia cruzada aparece la fila Referencia cruzada con tres opciones:

• Encabezado de fila: campo que define las filas.
• Encabezado de columna: campo cuyos valores se convierten en columnas.
• Valor: función de agregación que rellena las celdas.

2.5. Consulta de búsqueda de duplicados

Detecta los registros que tienen el mismo valor en uno o más campos especificados. Útil para limpiar bases de datos con entradas repetidas. Se crea con el Asistente para buscar duplicados (Crear → Asistente para consultas → Buscar duplicados). Internamente genera una consulta de selección con HAVING COUNT(*) > 1.

2.6. Consulta de no coincidentes

Devuelve los registros de una tabla que no tienen correspondencia en otra tabla relacionada. Especialmente útil para detectar registros huérfanos. Se crea con el Asistente para buscar no coincidentes (Crear → Asistente para consultas → Buscar no coincidentes). Internamente genera un LEFT JOIN comprobando que el campo de la tabla derecha sea NULL.

3. Consultas multitabla

Las consultas multitabla obtienen datos de más de una tabla o consulta simultáneamente. Se configuran en la vista Diseño añadiendo varias tablas a la zona de tablas. Es recomendable que las tablas estén previamente relacionadas (ver Ep. 6), aunque no es un requisito técnico: sin relación se produce una combinación cruzada (producto cartesiano) habitualmente involuntaria.

Cuando se agregan tablas relacionadas, Access muestra automáticamente la línea de unión entre los campos vinculados. El tipo de combinación (INNER, LEFT o RIGHT JOIN) se puede modificar haciendo doble clic sobre la línea de unión (ver Ep. 6).

4. Tipos de consultas de acción

Las consultas de acción modifican los datos. Se distinguen visualmente en el panel de navegación por su icono con signo de exclamación. En la vista Diseño, la barra de herramientas muestra el tipo activo.

4.1. Consulta de creación de tabla

Crea una tabla nueva a partir del resultado de una consulta de selección. La tabla nueva se almacena en la misma base de datos (o en otra base de datos especificada). Útil para crear tablas de archivo o instantáneas del estado actual. Se configura desde Diseño → Tipo de consulta → Creación de tabla.

4.2. Consulta de actualización

Modifica los valores de uno o más campos en los registros que cumplen los criterios. Equivale a un UPDATE masivo en SQL. En la vista Diseño aparece la fila Actualizar a: donde se introduce el nuevo valor o expresión. Se configura desde Diseño → Tipo de consulta → Actualización.

Ejemplo: actualizar el campo Categoría a 'Veterano' en todos los registros con Años_Servicio > 20.

4.3. Consulta de datos anexados

Añade los registros resultado de una consulta de selección al final de una tabla ya existente (de la misma BD o de otra). Útil para consolidar datos de varias fuentes. Al configurarla se indica la tabla de destino; Access intenta hacer corresponder los campos por nombre. Se configura desde Diseño → Tipo de consulta → Datos anexados.

4.4. Consulta de eliminación

Borra los registros que cumplen los criterios. Muestra cuántos registros se eliminarán antes de confirmar. Opera sobre una tabla a la vez; para eliminar registros relacionados en cadena se necesita activar Eliminar en cascada en las relaciones (ver Ep. 6). Se configura desde Diseño → Tipo de consulta → Eliminación.

5. Operadores en Access

Los operadores permiten construir criterios y expresiones en consultas, formularios e informes. Se clasifican en cinco categorías:

5.1. Operadores de comparación

5.2. Operadores de concatenación, matemáticos y lógicos

5.3. Operadores especiales

6. Vista Diseño de consultas: cuadrícula QBE

La vista Diseño de una consulta usa la cuadrícula QBE (Query By Example, consulta por ejemplo). Está compuesta por:

• Zona de tablas (parte superior): muestra las tablas y consultas que sirven de origen y sus líneas de relación.
• Cuadrícula de campos (parte inferior): cada columna representa un campo incluido en la consulta. La cuadrícula tiene seis filas estándar:

Para agregar un campo calculado a la cuadrícula: en la celda Campo, escribir el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos y la expresión.

Ejemplo: Precio_IVA: [Precio_Base]*1,21. El nombre precedido de dos puntos actúa como alias del campo en el resultado.

6.1. Criterios y operadores en la QBE

6.2. Comodines en criterios COMO

7. Vista SQL

Cada consulta tiene una representación equivalente en lenguaje SQL (Structured Query Language). Se accede desde Inicio → Ver → Vista SQL (o clic en la flecha del botón Ver con una consulta abierta). En la vista SQL el usuario puede escribir o editar directamente el código SQL, lo que permite construcciones más complejas que las admitidas por la QBE.

La estructura básica de una consulta de selección es:

SELECT campo1, campo2, ...
FROM tabla1 INNER JOIN tabla2 ON tabla1.campo = tabla2.campo
WHERE criterio
GROUP BY campo
HAVING condición_grupo
ORDER BY campo ASC|DESC;

Correspondencia entre cláusulas SQL y la cuadrícula QBE:

7.1. Consultas UNION

La cláusula UNION combina los resultados de dos o más consultas SELECT en un único conjunto de resultados. Los requisitos:

• El número de columnas debe ser el mismo en ambas consultas.
• Los tipos de datos de las columnas correspondientes deben ser compatibles.

SELECT Nombre, Ciudad FROM Clientes
UNION
SELECT Nombre, Ciudad FROM Proveedores;

8. Generador de expresiones

El Generador de expresiones es la herramienta visual de Access para construir expresiones (cálculos, criterios, valores predeterminados, reglas de validación) sin memorizar la sintaxis exacta de cada función. Se puede invocar desde cualquier campo que admita expresiones: cuadrícula QBE, hoja de propiedades, regla de validación, valor predeterminado…

Se accede pulsando el botón ... que aparece junto al campo correspondiente, o desde la pestaña contextual Diseño → grupo Configuración de consultas → Generador.

La interfaz se divide en tres zonas:

Al seleccionar una función en el panel derecho y hacer doble clic (o Pegar), la función se inserta en el cuadro de expresión con marcadores de posición para los argumentos (p. ej. IIF(<<condición>>;<<valor_si_verdadero>>;<<valor_si_falso>>)). El usuario reemplaza los marcadores por los valores reales.

9. Funciones incorporadas

Access dispone de un amplio conjunto de funciones incorporadas utilizables en campos calculados de consultas, cuadros de texto calculados de formularios/informes, reglas de validación y macros. Las funciones se agrupan en seis categorías relevantes para el nivel C1 AGE.

Las funciones se muestran en la interfaz castellana del Generador con los nombres traducidos (SIINM, IZQ, DER…). Internamente, la consulta SQL guarda el equivalente en inglés (IIf, Left, Right…), pero el usuario puede escribir ambos.

9.1. Funciones de fecha y hora

9.2. Funciones de texto

9.3. Funciones condicionales (flujo de programa)

9.4. Funciones matemáticas

9.5. Funciones de agregación de SQL (consultas de totales)

Estas funciones se usan en la fila Total de la cuadrícula QBE en las consultas de totales, y también en controles calculados de informes y formularios:

9.6. Funciones de dominio

Las funciones de dominio (también llamadas D-Aggregate) son similares a las funciones de agregación de SQL, pero pueden usarse en cualquier lugar donde se admita una expresión: valor predeterminado, regla de validación, control calculado de formulario o informe. Operan sobre un dominio (tabla o consulta) y opcionalmente con un criterio de filtro.

Ejemplo del uso de DSUMA en el valor predeterminado de un campo:

=DSUMA("[Importe]"; "Pedidos"; "[ClienteID]=" & [ClienteID])

devuelve la suma de todos los importes de pedidos del cliente actual.

9.7. Funciones financieras

10. Comparativa Excel ↔ Access

Las principales funciones de Excel tienen su equivalente en Access, aunque los nombres y la sintaxis difieren:

Epígrafe 4 — Formularios

1. Concepto

Un formulario es un objeto de Access que proporciona una interfaz visual para introducir, modificar, buscar y visualizar datos de una tabla o consulta. Facilita el trabajo del usuario al presentar los datos de forma ordenada y permite añadir validaciones visuales mediante controles especializados.

2. Métodos de creación

2.1. Métodos rápidos del grupo Formularios

Access ofrece cinco métodos de creación rápida desde la pestaña Crear → grupo Formularios, sin pasar por el asistente:

La pestaña Crear ofrece además Diseño de formulario (formulario en blanco en vista Diseño), Asistente para formularios y Navegación (formulario de navegación por pestañas).

2.2. Asistente para formularios

El Asistente guía al usuario en la creación paso a paso. Permite:

• Seleccionar la tabla o consulta de origen.
• Elegir los campos que se mostrarán.
• Seleccionar la distribución y el estilo visual.
• Asignar un título al formulario.

Se inicia desde Crear → Formularios → Asistente para formularios. Las cuatro distribuciones disponibles son:

3. Vistas de un formulario

Los formularios tienen tres vistas accesibles desde Inicio → Ver:

4. Controles de un formulario

Un control es cualquier elemento que se coloca en un formulario. Los controles se añaden desde la Galería de controles de la pestaña Diseño. Se clasifican en tres categorías según su origen:

4.1. Galería de controles principal

4.2. Hoja de propiedades

Cada control (y el propio formulario) tiene una hoja de propiedades con todas sus características configurables. Se abre con la tecla F4 o desde Diseño → Herramientas → Hoja de propiedades. Está organizada en cinco pestañas:

5. Estructura: secciones de un formulario

Un formulario puede tener hasta cinco secciones, aunque solo Detalle es obligatoria:

6. Barra de navegación y buscador

La barra de navegación en la parte inferior de un formulario en Vista Formulario es idéntica en funcionalidad a la de la Vista Hoja de datos: permite desplazarse entre registros (primero · anterior · siguiente · último · nuevo) y muestra el número del registro actual y el total. También contiene un cuadro de búsqueda que filtra registros mientras se escribe.

La barra puede ocultarse estableciendo la propiedad Botones de desplazamiento del formulario a No en la hoja de propiedades (pestaña Formato). Es habitual en formularios de diálogo o formularios modales.

7. Orden de tabulación

El orden de tabulación es la secuencia en que el cursor salta de un control al siguiente cuando el usuario pulsa Tab (o Intro) al rellenar un formulario. El orden predeterminado va de izquierda a derecha y de arriba abajo, siguiendo la posición de los controles en el diseño.

Para personalizar el orden: vista Diseño → pestaña Diseño de formulario → grupo Herramientas → Orden de tabulación. Se abre un cuadro donde se listan todos los controles; se cambia el orden arrastrando por el selector de fila a la izquierda.

La propiedad Ficha de detención de cada control (hoja de propiedades → pestaña Otras) controla si ese control participa en la secuencia de tabulación:

• Sí (predeterminado): el cursor se detiene en él.
• No: el cursor lo omite y pasa directamente al siguiente.

8. Subformularios

Un subformulario es un formulario insertado dentro de otro formulario. El contenedor se llama formulario principal y el contenido subformulario. Esta técnica se usa para mostrar simultáneamente datos de dos tablas relacionadas: el principal muestra los datos del lado «uno» y el subformulario los datos del lado «varios».

Ejemplo clásico: formulario principal con los datos de un Cliente y subformulario con la lista de todos sus Pedidos. Las dos tablas deben estar relacionadas (Clientes — Pedidos con integridad referencial o, al menos, con un campo común).

Existen dos métodos para crear un formulario con subformulario:

El control de subformulario tiene dos propiedades clave para la vinculación en la hoja de propiedades (pestaña Datos):

• Objeto de origen: nombre del formulario que actúa como subformulario.
• Vincular campos secundarios / Vincular campos principales: campos comunes que sincronizan ambos formularios.

Epígrafe 5 — Informes

1. Concepto

Un informe es el objeto de Access diseñado para presentar los datos con formato profesional, ya sea en pantalla o en papel. A diferencia de los formularios (orientados a la introducción y edición), los informes son de solo lectura y están optimizados para la impresión y la distribución. Un informe puede presentar datos de una tabla o consulta, agrupados, ordenados y con totales y subtotales calculados.

2. Métodos de creación

2.1. Métodos rápidos del grupo Informes

Como ocurre con los formularios, Access ofrece métodos de creación rápida desde Crear → grupo Informes:

La pestaña Crear ofrece además Diseño de informe como entrada para crear un informe en blanco directamente en vista Diseño.

2.2. Asistente para informes

El asistente para informes es la herramienta más completa para crear informes sin necesidad de programar. Sus pasos:

1. Selección de tabla/consulta y campos.
2. Definición de niveles de agrupación.
3. Criterios de ordenación y funciones de resumen (suma, promedio, mín, máx, cuenta).
4. Selección de distribución (Escalonado · En bloques · Contorno) y orientación (Vertical · Horizontal).
5. Título del informe.

3. Vistas de un informe

Los informes tienen cuatro vistas accesibles desde Inicio → Ver:

4. Secciones de un informe

Un informe puede tener hasta siete secciones, aunque solo Detalle es obligatoria:

5. Gráficos en informes

Access 365 incorpora el moderno control Gráfico (compatible con los gráficos modernos de Microsoft Office) que permite insertar gráficos interactivos directamente en informes y formularios. Se añade desde Diseño → Controles → Insertar gráfico moderno.

Los tipos de gráfico disponibles incluyen:

• Columnas (agrupadas / apiladas) · Barras · Línea · Área.
• Circular (tarta) · Anillo · Radial (araña).
• Cascada · Histograma · Dispersión · Burbuja.

El gráfico se vincula a los datos de la tabla o consulta del informe mediante las propiedades Origen de filas y Campos de datos del panel del gráfico.

Epígrafe 6 — Relaciones

1. Por qué se relacionan las tablas

El modelo relacional se basa en distribuir la información en tablas especializadas y conectarlas mediante campos comunes, en lugar de almacenar todos los datos en una sola tabla. Esto persigue tres objetivos:

• Evitar la redundancia: el mismo dato no se repite en varias tablas.
• Garantizar la consistencia: un cambio en un dato solo se realiza en un lugar.
• Facilitar el mantenimiento a largo plazo.

Ejemplo: si se almacena el nombre de la provincia en cada registro de una tabla de municipios, y luego cambia el nombre de una provincia, habría que actualizar miles de filas. Con el modelo relacional, la provincia se almacena una sola vez en su propia tabla y los municipios solo guardan el código de provincia como clave externa.

2. La ventana Relaciones

La ventana Relaciones es el panel central de diseño donde se visualizan y crean todas las relaciones entre las tablas de la base de datos. Se abre desde Herramientas de base de datos → Relaciones. Las tablas aparecen como listas de campos; las relaciones se representan como líneas que unen los campos vinculados.

Operaciones básicas:

• Agregar tablas al diagrama: clic derecho en el área en blanco → Mostrar tabla (o pestaña Diseño → Mostrar tabla).
• Eliminar una tabla del diagrama (sin borrarla de la BD): seleccionar y pulsar Supr.
• Borrar una relación: clic en la línea que une las tablas → Supr.
• Informe de relaciones: pestaña Diseño → Informe de relaciones. Access crea automáticamente un informe imprimible que se puede guardar.

3. Tipos de relación

Existen tres tipos de relación entre tablas, que se diferencian por la cardinalidad (número de registros de cada tabla que pueden vincularse con registros de la otra).

3.1. Uno a varios (1:N)

Un registro de la tabla A puede estar asociado con varios registros de la tabla B, pero cada registro de B solo está asociado con uno de A. Es el tipo más habitual en bases de datos relacionales. La línea muestra el símbolo 1 en el extremo de la tabla principal (lado «uno») e ∞ en el extremo de la tabla relacionada (lado «varios»).

Ejemplos clásicos: un Cliente puede tener varios Pedidos, pero cada Pedido pertenece a un solo Cliente; un Departamento puede tener varios Empleados, pero cada Empleado pertenece a un solo Departamento.

3.2. Uno a uno (1:1)

Un registro de la tabla A solo puede estar asociado con un registro de la tabla B, y viceversa. La línea muestra el símbolo 1 en ambos extremos. Se utiliza para:

• Dividir una tabla con muchos campos en dos tablas más manejables.
• Separar datos confidenciales (p. ej., una tabla Empleados y una tabla Datos_Confidenciales con salarios y datos bancarios, vinculadas por el DNI).

El campo de unión debe ser la clave principal en ambas tablas, o la clave principal en una y un índice único (sin duplicados) en la otra.

3.3. Varios a varios (N:M)

Un registro de la tabla A puede estar asociado con varios de B, y viceversa. Access no permite crear directamente una relación N:M: es necesario descomponerla en dos relaciones 1:N a través de una tabla intermedia (también llamada tabla de unión o tabla de enlace). La tabla intermedia contiene, al menos, las claves externas de las dos tablas originales (que forman su clave principal compuesta).

Ejemplo: un Alumno puede estar matriculado en varios Cursos, y un Curso puede tener varios Alumnos. La tabla Matrículas actúa de puente: contiene IdAlumno e IdCurso como clave principal compuesta.

4. Integridad referencial

La integridad referencial es un conjunto de reglas que garantiza la coherencia entre los datos de dos tablas relacionadas. Cuando está activa, Access comprueba que no existan registros «huérfanos» en la tabla del lado N (registros sin correspondencia en la tabla del lado 1).

Para activarla: en la ventana Relaciones, doble clic sobre la línea de relación → cuadro Modificar relaciones → activar la casilla Exigir integridad referencial.

Con integridad referencial activa, Access bloquea las siguientes operaciones:

4.1. Opciones en cascada

Las opciones en cascada modifican el comportamiento de Access cuando el usuario intenta actualizar o eliminar registros en la tabla principal con integridad referencial activa:

5. Tipos de combinación

El tipo de combinación (join) determina qué registros se incluyen en el resultado cuando se ejecuta una consulta que usa las tablas relacionadas. Se configura en el cuadro Modificar relaciones → Tipo de combinación (o en las propiedades de unión de la consulta). Existen tres opciones:

Cuando se establece una combinación LEFT o RIGHT, la línea de relación en la ventana Relaciones muestra una flecha en el extremo de la tabla «todos los registros».

5.1. Combinaciones cruzadas (producto cartesiano)

Las combinaciones cruzadas (CROSS JOIN) son el resultado de incluir dos tablas en una consulta sin definir ninguna condición de unión entre ellas. Access devuelve todas las combinaciones posibles de registros de ambas tablas: si la tabla A tiene N filas y la tabla B tiene M filas, el resultado tendrá N × M registros. Rara vez produce resultados útiles; normalmente es un error involuntario.

La combinación cruzada no tiene botón propio en la interfaz: se produce automáticamente cuando se añaden dos tablas a la zona de tablas de una consulta sin relacionarlas. En vista Diseño se reconoce porque no hay ninguna línea de unión entre las tablas.

6. Orden de introducción y eliminación de datos

Cuando se trabaja con tablas relacionadas con integridad referencial activa, existe un orden obligatorio para introducir y eliminar datos correctamente:

Epígrafe 7 — Importación, vinculación y exportación de datos

1. Tres operaciones con datos externos

Access ofrece tres operaciones distintas con datos almacenados fuera de la base de datos activa, todas accesibles desde la pestaña Datos externos:

2. Importación de datos

Importar significa copiar datos de una fuente externa a una tabla de Access. Se accede desde Datos externos → grupo Importar y vincular.

2.1. Importar desde Excel

Es el origen más habitual. El Asistente para importación de hojas de cálculo permite:

• Seleccionar la hoja o rango con nombre.
• Indicar si la primera fila contiene los nombres de campo.
• Modificar el nombre y tipo de datos de cada columna.
• Indicar si se crea una tabla nueva o se añaden los datos a una existente.
• Elegir la clave principal.

Requisitos previos para una importación correcta desde Excel:

• La hoja debe tener estructura tabular (sin celdas combinadas ni filas de totales intermedias).
• Los tipos de datos de cada columna deben ser uniformes.
• La primera fila debe contener solo encabezados (no datos).

2.2. Importar desde otra base de datos Access

Permite copiar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos de una BD Access de origen a la BD activa. Se accede desde Datos externos → Importar y vincular → Nueva fuente de datos → Desde base de datos → Access. El asistente permite elegir qué objetos se importan y si las relaciones entre tablas se copian también.

2.3. Otras fuentes de importación

Access 365 admite las siguientes fuentes adicionales:

• Archivo de texto (.txt) o CSV (.csv).
• XML (esquema XSD y datos XML).
• HTML.
• SharePoint (listas).
• Dataverse (plataforma cloud de Microsoft Power Platform).
• ODBC genérico (SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreSQL…) mediante un DSN.

3. Vinculación de datos

Vincular (o enlazar) crea un vínculo dinámico entre Access y una fuente externa: los datos permanecen en la fuente y Access los muestra como propios, pero los cambios en Access modifican también la fuente (y al revés). Las tablas vinculadas se identifican en el panel de navegación con un icono de flecha.

Diferencia frente a importar:

Si se mueve o renombra el archivo vinculado, el vínculo se rompe. Se puede reparar con el Administrador de tablas vinculadas (Datos externos → Importar y vincular → Administrador de tablas vinculadas).

4. Exportación de datos

Exportar copia datos de Access a un formato externo. No elimina los datos de Access. Se accede desde Datos externos → grupo Exportar. Access puede exportar a:

5. Combinar correspondencia Access → Word

Access permite iniciar una combinación de correspondencia directamente desde una tabla o consulta, usando Microsoft Word como procesador de documentos. Se accede desde Datos externos → Exportar → Combinar con Microsoft Word.

El asistente ofrece dos opciones iniciales:

• Vincular los datos a un documento Word existente.
• Crear un nuevo documento en blanco y vincular los datos.

En ambos casos, Access abre Word con el panel de combinación de correspondencia activo y los campos de la tabla o consulta de Access disponibles como campos de combinación.

El proceso completo en Word sigue estos pasos:

1. Selección del tipo de documento: cartas, etiquetas, sobres o directorio.
2. Selección de destinatarios (ya vinculados desde Access).
3. Inserción de campos combinados en el documento.
4. Vista previa de cada documento resultante.
5. Completar la combinación: imprimir o generar documento nuevo por cada registro.